Способность предприятия своевременно и полно выполнять свои денежные обязательства зависит от количества у него свободных денег и мощностей системы управления платежеспособностью.
Сегодня у предприятий нет права на ошибку. Большинство из них сталкиваются с проблемами кассовых разрывов, а отсутствие грамотной системы управления приводит к потере контроля управления и росту задолженностей перед поставщиками и подрядчиками.
Вам знакомы такие проблемы:
- Финансовая структура компании отсутствует или не соответствует действительности.
- Не утвержден справочник статей движения денег.
- Согласование заявок происходит в бумажном виде. Заявки часто теряются, сложно отследить их статус.
- Вручную составляется реестр на оплату и отслеживается состояние платежей.
- Данные по платежам и фактическим остаткам хранятся в разных базах, уходит уйма времени на то, чтобы свести планы по заявкам и остатки по платежам.
- Невозможно предоставить руководству оперативную картину по платежеспособности компании.
Если среди этих проблем вы увидели свою ситуацию в компании, обязательно прочитайте эту статью. Итак, начнем…
Первые шаги при построении систему управления платежеспособностью
- Разработайте и утвердите финансовую структуру компании: проведите аудит справочника статей движения денег, разработайте и утвердите бюджетную структуру компании. Именно бюджет движения денег станет лимитом для заявок на платеж. А затем пропишите формулу, по которой будет рассчитываться оставшийся лимит.
- Разработайте регламент согласования заявки на платеж. Рекомендую путь согласования заявки представить в виде схемы. В регламенте прописать, кто является участником согласования заявки, и какие сроки даются каждому участнику на эту работу.
- Разработайте правила формирования реестра согласованных заявок для казначея. Напишите правила работы с реестром: какие заявки оплачиваются в первую очередь, а какие заявки можно переносить, а затем продумайте формы отчетов для работы с прогнозным БДДС.
- Пропишите правила оповещения сотрудников о статусе заявки: согласована, не согласована, оплачена, не оплачена.
Все дороги ведут к…автоматизации
Автоматизация систематизирует и упрощает процесс согласования заявки на платеж. Делает его прозрачным: инициатор всегда знает, что происходит с его заявкой. Исключается человеческий фактор при проверке заявки на соответствие лимитов.
Казначей автоматически формирует консолидированные реестры заявок на оплату со всей необходимой информацией, автоматически формирует отчеты на основании сформированных реестров, фактических остатков по счетам и планируемым поступлениям.
У казначея появляется вся необходимая информация перед глазами. Казначей может оперативно принимать решения для обеспечения платежеспособности компании, устранять кассовые разрывы, делать внутренние переброски денег, планировать потребность в заемных средствах, планировать размещение свободных денег, в зависимости от складывающейся ситуации.
Руководители подразделений (ЦФО), финансовая служба, руководство компании в режиме онлайн могут посмотреть, как исполняется бюджет движения денежных средств, как по всей компании, так и по отдельному ЦФО. Тем самым у руководителей всегда под рукой есть актуальная информация о платежеспособности компании.
Подготовка к проекту
Итак, мы выяснили, что без автоматизации системы управления платежеспособностью не обойтись, если компания всерьез хочет повысить уровень финансовой дисциплины.
Когда речь заходит об автоматизации — это всегда полноценный, требующий сил, времени и финансовых ресурсов проект. А к любому проекту нужно подготовиться, чтобы достичь результата в срок.
Сперва, нужно составить последовательность работ от разработки проектных документов до автоматизации. После подготовки состава работ стоит определить проектную команду — сотрудники, которые будут воплощать проект в жизнь.
Этим сотрудникам нужно будет выделить достаточное количество рабочего времени под реализацию проекта. Соответственно, это либо сверхурочная работа, либо часть их операционной работы стоит передать другим сотрудникам. В зависимости от того, сколько времени проектная команда будет уделять проекту, зависят сроки проекта. У проектной команды должен быть руководитель, который будет следить за ходом работ. А также стоит не забыть о рисках! Руководитель проекта должен постоянно проводить риск-менеджмент, чтобы минимизировать риски по срыву проекта.
Не все компании могут выделить достаточно внутренних ресурсов для реализации проекта по автоматизации. Ограниченный штат сотрудников, что и так заняты операционной деятельностью, отсутствие опыта…. Все это увеличивает риск по проекту. А соответственно, и затраты, которые не всегда сразу можно спрогнозировать. Поэтому, рассматривая проект, стоит взвесить все “за” и “против”: запускаться своими силами или довериться внешним консультантам.
Конечно, стоит отметить, что компания ИНТАЛЕВ имеет обширный, более чем двадцатилетний опыт успешного внедрения проектов в разных отраслях. Реализует проекты под ключ. Собственная техноло-гия ведения проектов гарантирует фиксированные виды работ и их сроки. На каждом проекте применя-ется риск-менеджмент, что минимизирует угрозы срыва или сдвига сроков. Консультанты ИНТАЛЕВ и специалисты технической поддержки ИНТАЛЕВ ведут контроль запуска системы в эксплуатацию, а для сотрудников компании проводится обучение, благодаря которому, клиент получает собственный центр компетенций по управлению системой — так происходит передача опыта и знаний клиенту.
