Любая крупная торговая организация стремится к оптимизации своего бизнеса — сокращению затрат, правильному решению вопросов логистики, грамотному распределению труда сотрудников, пытается выстроить перспективную стратегию своего развития.
Зачастую сделать это проблематично, поскольку денежные суммы в обороте крупных компаний огромные, и цена ошибки от неверно принятого управленческого решения может достигать огромных размеров. Эффективное управленческое решение можно принять, только имея под рукой оперативную, необходимую и достаточную информацию о результатах деятельности компании. Причем ее следует представить в нужных разрезах, без «излишней» детализации, в читабельном формате.
Информация должна быть понятной, правдивой и экономически обоснованной. Существует инструмент, за счет которого можно выстроить близкую к идеальной модель управления компанией и получать необходимые для принятия управленческих решений данные. Он называется «управленческий учет».
Отличается от бухгалтерского учета
Под управленческим учетом понимается процесс сбора информации для нужд управления предприятием. Одной из функций управления является принятие решений на основе максимально точной оценки хозяйственного состояния предприятия. Причем речь идет не только о сборе фактуры, но и о планировании.
Управленческий учет нельзя путать с бухгалтерским учетом. Разница в том, для кого это делают и какими правилами руководствуются. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в первую очередь для того, чтобы предоставить соответствующую отчетность, чтобы заплатить налоги. То есть, фактически для государственных органов. А управленческий учет предназначается для топ-менеджмента самой торговой организации. Методики ведения бухгалтерского и налогового учета регламентируются государством, а методика ведения управленческого учета разрабатывается индивидуально для каждого предприятия. В первую очередь его используют внутри компании.
Основная цель управленческого учета заключается в предоставлении информации собственникам, топ-менеджменту компании. Делается это для того, чтобы они могли оперативно принять решения и повлиять на ситуацию, а не ждать сбора каких-то других данных.
На сегодняшний момент в торговых организациях ведение управленческого учета является жизненно необходимой функцией, поскольку как можно жить и управлять без цифр? Это просто must have для большого предприятия.
Управление большими данными
Одной из главных задач управленческого учета является управление запасами. В крупной торговой организации существует огромная номенклатура (перечень товаров или услуг — ред.). Если оперативный или бухгалтерский учет учитывает все движения по каждой конкретной позиции (например, какое количество карандашей определенного вида продали), то управленческий учет работает с гораздо большими объемами информации, считая все в совокупности и агрегируя данные.
В крупных организациях обычно объединяют несколько товаров или услуг в номенклатурные группы. При этом при многотысячной номенклатуре таких групп для отражения в управленческом учете может быть от 100 до 200 штук. В этом случае факт по каждой позиции отражается по номенклатурной группе. Так гораздо меньше времени и средств тратится на планирование, и при этом факт поступает в нужном нам разрезе. Это тоже входит в управленческий учет.
Помимо этого, есть и некоторые другие нюансы. Например, для торгующих бытовой техникой организаций важны вопросы страхования, дополнительных гарантий, лизинга (форма кредитования — ред.). В бухгалтерском учете страны местонахождения компании реализация дополнительной гарантии со сроком действия на пять лет вперед может сразу признаваться доходом, а вот управленческий учет подходит к вопросу с некоторыми сомнениями. В нем доход признается равномерно, с разбивкой по месяцам на срок действия дополнительной гарантии. Это дает возможность исключить из управленческой отчетности доходы, которые нельзя признавать, так как срок гарантии еще не наступил. Это внутреннее решение компании о правилах признания доходов в управленческом учете. И такой подход к отражению доходов дает топ-менеджменту возможность адекватнее оценить ситуацию и итоговый финансовый результат периода.
Минусы есть
Финансовый директор любой компании сталкивается с рядом проблем. Во-первых, это стыковка оперативного торгового учета и управленческого. Часто в оперативном учете находятся места, которые раньше были не видны, которые стали доступны для управления и за счет этого не «вытянули» из бюджета деньги, а позволили сэкономить. При этом экономия после такого детального изучения может достигать нескольких десятков тысяч евро в год.
Сэкономить можно на таких статьях, как налог на утилизацию, сервис, реклама и так далее. Когда специалисты начинают изучать детали, то у топ-менеджмента компании сразу появляется возможность снизить издержки в будущем.
Второй сложностью, с которой сталкивается финансовый директор компании, считается долгосрочность сбора информации. Пока финансовый отдел закрывает отчетность, собирая информацию бухгалтерского и оперативного учетов, то можно упустить важное время. Зачастую прошлый год закрывают только к середине текущего. На основании такой информации принимать решения уже невозможно. Когда мы раньше спустя полгода видели результат — это был просто факт. А сегодня есть возможность влиять на результат. Видя падение продаж в управленческой отчетности в онлайн-режиме, можно столь же оперативно отреагировать — принять меры в областях управления персоналом, рекламой, мероприятиями по проведению акций продвижения и так далее.
Поэтому для каждой компании важно иметь у себя автоматизированный управленческий учет.
Способы ведения управленческого учета
Существует несколько способов ведения управленческого учета. Во-первых, это можно делать через Excel. Однако смысл это имеет только в том случае, если компания небольшая, и объем товаров или услуг маленький.
Но если организация развивается и растет, то вскоре файлы Excel с финансовой аналитикой начинают занимать большие объемы. Появляются чисто технические ошибки — например, где-то в середине документа может проскользнуть нерабочая («битая») ссылка.
В этом случае хорошим вариантом является автоматизация процесса. Можно воспользоваться продуктом «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» от ГК «ИНТАЛЕВ». Он интегрируется с бухгалтерской и/или торговой базой, и фактические данные из бухгалтерии можно будет сразу увидеть в управленческом учете. То есть, в режиме онлайн можно будет оценить сразу всю картину:
- сравнить план с фактом,
- провалиться из отчетности до документов, сформировавших каждую цифру, увидеть
- и оценить факторы влияния на значение каждого показателя отчетности.
Использование этого инструмента даст возможность работать с финансами гораздо быстрее. Кроме этого, информация будет более правдивой.
Для большей эффективности надо наделить людей ответственностью
Чтобы управленческий учет был эффективным, надо дать людям полномочия в процессе планирования и учета факта. Постановка управленческого учета и бюджетирования, а также их автоматизация позволяет это сделать.
Руководителям отделов и департаментов становится понятна структура и состав операционных и функциональных бюджетов своих подразделений, понятна структура статей. Понятно, как влиять на суммы в бюджете при исполнении плана.
Важно подключить систему мотивации руководителей к исполнению планов мероприятий своих подразделений и за соблюдение стоимостной оценки проведенных мероприятий. Стоимостная оценка как раз и отражается в бюджетах подразделения (в функциональных и операционных бюджетах).
Если ответственность распределяется между руководителями подразделений, если понятна ответственность каждого, то сформированный бюджет становится гораздо качественнее. Отношение к этому бюджету и к его исполнению со стороны сотрудников намного серьезнее. Управленческий цикл начинает работать: от постановки целей, планирования, исполнения до контроля, анализа, корректировки бюджета и/или плана мероприятий и опять возвращения к постановке целей.
Однако часто бывает, что формирование бюджета на следующий год «вешают» исключительно на финансово-экономическую службу. Это в корне неправильно. Кто отвечает, допустим, за будущие продажи? Наверное, не она.
Финансово-экономическая служба только консолидирует бюджет компании. Если каждый руководитель отвечает за определенные показатели, и на это еще завязывается его мотивация (ему установили KPI, например), то процесс начинает работать очень хорошо.
Управленческий учет отражает реальную ситуацию в компании
Вопреки расхожему мнению, информация управленческого учета может быть и должна быть доступна акционерам компании. В конце проекта постановки и автоматизации управленческого учета и бюджетирования часто проводят презентацию результатов проекта, в том числе и акционерам. Акционеры решают сами проверить управленческие отчеты.
По управленческой отчетности можно определить финансовые показатели направлений бизнеса, сравнить между собой результативность торговых точек, регионов, стран. Увидеть какие реализованные проекты наиболее рентабельны и перспективны для компании и так далее.
Управленческий учет наиболее четко и честно отражает реальную финансовую ситуацию компании. Именно поэтому его можно назвать «Точкой правды» или «Истиной».
Сокращает количество работы и издержки
Автоматизация управленческого учета поможет оптимизировать и кадры компании. Если десять человек из финансового отдела занимаются им, то после внедрения программы сосредоточатся на этом вопросе максимум трое, а остальные смогут заниматься другими задачами.
Поскольку управленческий учет помогает делать прогнозы, то это дает возможность повысить продажи компании. Оценив и проанализировав информацию, финансовый директор может понять, на каких торговых точках лучше покупают те или иные товары или услуги, а на каких — нет. То же самое касается и вопросов логистики — допустим, руководитель сможет подыскивать склад, который располагается как можно ближе к месту, где покупатели наиболее активны и так далее.
Если доступна оперативная информация, то можно при изменении спроса оперативно оценивать и результативность проводимых маркетинговых акции и мероприятий, тем самым стимулируя спрос и прогнозируя будущие приросты продаж.
В оперативном режиме управляются и затраты. Опираясь на прогноз, можно при изменении спроса оперативно влиять на затраты, тем самым доводя до максимума финансовый результат компании. Максимизация прибыли является одной из основной целью любой организации, управленческий учет дает возможность оценивать прибыль, влиять на нее.
Таким образом, управленческий учет является жизненно необходимым инструментом для любого предприятия.
