Наверное, сейчас нет более сложной темы для крупной компании, чем выбор комплексной системы управления предприятием (или ERP-системы). На ее основе написаны тысячи статей, сотни книг, ведутся ожесточенные споры в интернете. Несмотря на это, выбор оптимальной системы для конкретной компании не очевиден даже для опытных специалистов, что уж говорить о собственниках и топ-менеджерах. В чем же причина сложившейся ситуации, и как поступить неискушенным потребителям?
Сложности выбора программы для автоматизации управления предприятием
Для начала стоит уяснить, что происходит выбор не материального объекта, а в большей степени абстракции, «воздуха» — того, что нельзя пощупать, сделать пробный заезд или тест-драйв, как в случае с автомобилем. Требования потребителя зачастую размыты, он сам не до конца понимает, чего же именно ожидает от системы. Отзывов? Отнюдь. Прочтите отзывы в Интернете о каком-нибудь телевизоре или стиральной машине: одна и та же модель, а мнения людей разнятся вплоть до диаметрально противоположных.
Прибавим к этому еще и огромные суммы, в которые обходится внедрение комплексной системы. К тому же это серьезное потрясение для компании, в связи с чем она не может позволить себе “просто попробовать” разные варианты.
Основные проблемы внедрения ERP-системы на предприятии
Приведем несколько главных тезисов, которые определяют проблематику процесса внедрения ERP-системы в целом.
1. Организационная неготовность заказчика.
Это его иллюзия о «большой красной кнопке» либо уверенность в том, что придут специалисты и сами, за большие деньги, внедрят умную систему, которая сотворит чудо, в результате чего предприятие немыслимым образом преобразится: будет работать слаженно, правильно и стабильно.
Все процессы станут прозрачными, легко управляемыми и понятными, а сотрудники начнут точно, четко и своевременно исполнять свои обязанности и т. д.
Этого не произойдет, чудес, увы, не бывает. Подавляющее большинство бизнесов имеет целый «букет» организационных погрешностей: низкая исполнительская дисциплина и уровень квалификации персонала — как исполнителей, так и руководителей, слабая регламентированность работы.
2. Внутренние организационные сложности клиента.
Однажды на переговорах один из собственников с искренним недоумением задал вопрос: «Мой финансовый директор не может внедрить финансовую структуру уже в течение двух лет. Как вы собираетесь сделать это за месяц?».
Мы ответили, что все элементарно:
1) у нас (в отличие от штатного, т. е. наемного управленца) не получится сразу резко сменить приоритеты: мол, «знаете ребята, финансовая структура подождет, займитесь-ка пока кредиторкой»;
2) у нас тысяча внедренных проектов, а у вашего, даже самого талантливого и грамотного финансового директора таких в лучшем случае один-два, в худшем — нет вообще. Вы хотите, чтобы он учился на вашем предприятии? Это будет весьма дорогое обучение.
Сюда же можно отнести внутренние процессы — борьбу между группировками с разными интересами внутри компании. Внутренний саботаж, как активный, так и пассивный. Его причин может быть великое множество: от «а вдруг меня сократят или отправят на пенсию после внедрения» до «теперь же нельзя будет воровать».
3. Транзакционные или коммуникационные сложности взаимодействия участников проекта.
Если бы заказчик, внедренец и пользователь системы являлись одним и тем же лицом, этого пункта не существовало бы. Однако, когда к данном процессе участвуют несколько человек, неизбежны трудности взаимопонимания.
Типичная ситуация — часто возникающий конфликт между представителями IT-подразделений и финансовых (бухгалтерия, казначейство, планово-экономический отдел).
Вопрос: «Скажите нам, как автоматизированная система управления должна работать, и мы все запрограммируем!».
Ответ: «Сделайте так, чтобы кредиторка отображалась в разрезе статей капитальных вложений». IT-специалисты, удивляясь, просят пояснить алгоритм.
Предметные Специалисты зачастую не в состоянии выполнить эту просьбу в силу некоторых обстоятельств.
В итоге требуется поиск посредника (бизнес-аналитика или постановщика задачи), пишущего техническое задание (ТЗ) — документ, в котором указано, какая информация и откуда берется, в какой отчет попадает, как будут выглядеть формы документов. Однако и это не всегда решает задачу. В ТЗ заказчика все могло устраивать, но увидев его воплощение в программе, он либо понимает, что «не то хотел», либо у него появляются новые желания, и тот факт, что за реализацию ТЗ уже заплачены деньги, его не волнует.
Данное положение усугубляется значительными различиями в мировоззрении. Финансисты всегда убеждены в том, что они самые главные. По их мнению, деньги — это основа всего, а остальные подразделения являются лишь обслуживающими. У ІТ-специалистов тоже завышена самооценка, так как они дают и отбирают права.
4. Программно-технические проблемы.
Одна из самых драматичных форм — наличие у компании так называемых «самописок» — систем, создававшихся сотрудниками штатных IT-отделов или фрилансерами, «знакомыми знакомых» либо силами «славных парней из отдела продаж, увлекающихся программированием».
Самое неприятное в этой ситуации то, что предприятие становится заложником такого индивидуума или группы.
Подобные системы управления обычно «ваяют» (другое определение здесь точно не подойдет) много лет, доработки и изменения не документируются, исправление старых ошибок влечет за собой возникновение новых. Увольнение автора системы смерти подобно, поскольку, кроме него, никто не знает, что и как устроено.
Конечно, есть отдельные уникумы, делающие все, как положено — документирующие, тщательно продумывающие архитектуру системы и т. п. но все это — редкие исключения.
Вот тут-то и возникает у собственника или генерального директора почти гамлетовская дилемма: трогать или не трогать «самописку»? С одной стороны, все «как-то» работает, и есть опасения, что новая система управления окажется хуже, но на нее уже будут потрачены время, силы, финансовые средства. Старая уже есть и ее недостатки знакомы и близки - с ними, возможно, даже ужились, С другой — повседневная работа в «самописке» мучительна (как у Жванецкого: «тут играем, тут не играем, тут рыбу заворачивали»).
В системе масса погрешностей, лазеек и прочих вещей, значительно осложняющих деятельность. Кроме того, если автор «самописки» узнает, что его бесценному детищу готовят замену, война, открытый либо (что хуже) скрытый саботаж неминуемы. Начнется жесткий прессинг руководства: «Они вас обманут, я как специалист вам говорю. Это утопия, новая система нам не подходит!».
Когда есть, что скрывать
Все вышеперечисленное принципиальные проблемы, из-за которых довольно большой процент проектов но внедрению ERP-систем терпит фиаско. Точные сведения установить нелегко, так как ни подрядчик, ни заказчики не заинтересованы в разглашении информации.
Первый — боясь запятнать репутацию, а второй — опасаясь как минимум двух вещей: негативного PR и усиления позиций конкурентов.
Логика потенциальных и реальных клиентов такова: «Систему не внедрили, значит неорганизованность уже имела место быть, и она будет только усиливаться, заказы теряться, качество продукции или услуг ухудшаться и т. п.». Конкуренты могут воспользоваться данным фактом для развязывания ценовой войны (позиции противника ослаблены, он обескровлен многочисленными финансовыми вливаниями в систему, а из-за неудачного внедрения убытками), персонал деморализован, поэтому сейчас самое время переманить ключевых специалистов.
Кроме того, есть достаточно много проектов, формально не относящихся к провалившимся лишь потому, что у заказчика не хватает воли прекратить мучения, остановив проект. Типичные отговорки (больше для самоуспокоения): «Мы потихоньку платим, они потихоньку что-то делают... Да. существуют проблемы, а у кого их нет?..».
Однако они уже давно осознают, что сроки и бюджеты немыслимо превышены, все втайне работают в старой ERP-системе или повторно обрабатывают данные в новой (так как заставляют), дублируя их. поскольку «в новой трудиться невозможно!».
С чего начать внедрение ERP-системы?
Все, что нужно для успешного внедрения, — это политическая воля высшего руководства компании, подкрепленная деньгами, и хороший подрядчик. Остальное — второстепенные тактическо-технические вопросы, которые вполне успешно решаются, если есть твердое намерение внедрить автоматизированную систему управления предприятием. Такое определение ситуации означает следующие действия.
- Оставить иллюзии.
Запомните главное - это ваш проект, ваша кухня и ваш огород. Нормальный подрядчик, безусловно, заинтересован в его успешности, так как его продвижение построено на PR успешных проектов. Но поймите важную вещь: для него это будет еще один неудачный проект (и неважно, кто виноват), а для вас — катастрофа. Разницу чувствуете? Аналогия: вылечить нельзя, можно только помочь больному вылечиться. Проект — это именно тот случай: консультанты компании-исполнителя лишь помощники.
- Запастись терпением и настойчивостью.
Нужно лично участвовать в проекте, поскольку только тот, кто платит деньги (а если вы владелец, ТО ОНИ ваши), может однозначно определить, что именно ему нужно от ERP-системы. Следует требовать от исполнителя постоянно держать вас в курсе событий, даже если для опасений нет оснований: требуйте регулярные отчеты о том, что сделано, на каком этапе находится проект, каковы осложнения, чем они вызваны.
Когда участники молчат, возникает уверенность в том, что все в порядке, но стоит собрать совещание и дать каждому высказаться — у вас обязательно появится масса вопросов.
- Дать понять всем сотрудникам серьезность проекта.
Причем, дать понять не словами, а действиями. Заявить о его важности. Принимая решения, руководствоваться этим принципом самому. Определить его организационную структуру: объявить участников проектной группы, об их правах, полномочиях и ответственности. Издать приказ о системе мотивации при достижении успешных результатов.
Как выбрать партнеров для внедрения ERP-системы и саму систему для автоматизации?
Это наиболее тонкий момент. В процессе поиска следует руководствоваться такими инструментами:
- при помощи независимых источников информации необходимо узнать: сколько лет компания-подрядчик на рынке, какова численность персонала, сколько насчитывает успешных и неуспешных проектов;
- узнать контакты клиентов. Не думайте, что те компании, у которых негативных отзывов больше, — явные аутсайдеры. Дело в том, что у крупных игроков больше проектов. Психология клиента такова: если он всем доволен, то, несмотря на сложность проекта, воспринимает это как должное (я заплатил, мне сделали). Если же ему что-то не понравилось, он стремится во всем обвинить подрядчика, не учитывая, что и сам во многом виноват в провале. Бывает и так, что даже абсолютно идеальный подрядчик не в силах что-либо изменить, настолько ситуация у заказчика запущена и руководство не желает ничего обновлять;
- устроить мини-тендер: провести несколько встреч с предварительно отобранными претендентами. Не требуйте точных цен это бессмысленно, подрядчик если и назовет их, то наверняка обманет: реальная стоимость впоследствии окажется гораздо более высокой, либо он изначально поднимет, а потом станет торговаться, опуская ее. Точные цены (прайс-лист) указывают только на ПО или стоимость часа (дня) труда. Кстати, повременной оплаты старайтесь избегать, поскольку ответственность за успешность всего внедрения будете нести только вы;
- понять концепцию внедрения она более тяготеет к так называемому «натягиванию предприятия на систему» или «системы на предприятие».
Примеры концепций внедрения ERP-систем
Концепция внедрения определяет два противоположных подхода. Из названия первого «натягивать предприятие на систему» следует, что основные трансформации происходят в компании, система же остается относительно неизменной.
Это означает, что сложившиеся, принятые в данной организации бизнес-процессы, методы учета, алгоритмы и схемы деятельности при внедрении активно пересматриваются и трансформируются в пользу рекомендуемых подрядчиком. Объясняют это, как правило, двумя факторами:
- специалисты подрядчика утверждают, что организация ведет деятельность неэффективно;
- подрядчик ссылается на тот факт, что ПО разработано таким образом, что в него заложена концепция правильной работы, а особенности конкретного предприятия настраиваются параметрическим методом (без перепрограммирования ПО).
При втором подходе — «натягивать систему на предприятие» — последнее остается сравнительно неизменным, а значительные преобразования происходят в системе с целью максимальной ее адаптации к специфике фирмы.
Стоит отметить, что нет компаний, практикующих какой-то один подход в чистом виде. Обычно это комбинация нескольких с преобладанием одного из них.
Практические советы по выбору партнера для внедрения ERP-системы
На сегодня не существует идеальных, применимых ко всем организациям систем и компании, предлагающих комплексные решения.
Каждое предприятие должно сделать выбор, какая из них ближе ему по идеологии, ценовой политике, стилю корпоративного управления, масштабам и отрасли бизнеса.
Многое зависит от приоритетов: для одних критичны сроки внедрения, для других - пена, третьи надеются рискнуть, но большую часть выполнить своими силами, чтобы сэкономить.
В этом смысле действует «треугольник ограничений». Суть его заключается в том, что три ключевых параметра проекта: стоимость, сроки, качество и риски находятся в непосредственной зависимости.
Например, если вы желаете, чтобы он был качественным и безрисковым, то должны быть готовы к тому, что либо внедрение продлится долго, но обойдется дешево, либо быстро и дорого. При недорогостоящем внедрении велика вероятность высоких рисков, низкое качество или длительное выполнение задания.
- Запаситесь здоровым скептицизмом и недоверием. Вы имеете на это полное право: вопрос слишком серьезный, чтобы верить кому-то на слово.
- Поменьше доверяйте красивым слайдам, проспектам и отрепетированным выступлениям.
- Требуйте конкретики, подробно опишите ваши типичные проблемы и внимательно послушайте, как подрядчик собирается их решать.
- Насторожитесь, если он обходит или пренебрегает организационными вопросами, акцентируя внимание на технической стороне: возможно, он лишь хочет продать вам коробку с ПО, а дальше хоть трава не расти.
- Если же подрядчик закладывает различные резервы, учитывает множество рисков и, «надеясь на лучшее, готовится к худшему», это свидетельствует о высоком профессионализме и большом опыте внедрений.
- Не поленитесь проверить наличие необходимых документов, подтверждающих его право распространять ПО, а также сертификаты на специалистов.
- Придерживайтесь золотой середины во всех вопросах, так как крайности всегда более рискованны.
Несмотря на все сложности, эффективность от хорошо работающей автоматизированной системы трудно преувеличить. Успешный проект создает предпосылки
