Автоматизация управления ресурсами предприятия

30 Сентября 2021

Строительный бизнес сталкивается с огромным объемом денежных операций — закупками отделочных средств, инструмента, арендой различной техники и использованием услуг субподрядных организаций.

Необходимость управления строительной организацией подразумевает управление расходованием ресурсов предприятия для получения конечного результата — прибыли компании.

Автоматизация управления ресурсами позволяет в единой системе ставить цели, планировать, вести учет, контролировать план-фактные отклонения и принимать управленческие решения, опираясь на комплексные и оперативные данные.

Продукт, который поможет рационально подойти к тратам и автоматизировать всю систему — «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». Разберемся в нюансах и выясним, чем он может помочь.

Деньги — основа всего: управление финансовыми ресурсами

Главный ресурс, который следует автоматизировать при управлении строительной компанией — это деньги. Для того, чтобы построить объект, важно распределить денежные средства, определить, когда и что мы покупаем, составить план поступлений и выплат, распланировать реализацию проекта с финансовой точки зрения.

Деньги — это самый важный ресурс, который вызывает риторические вопросы. Однако значение имеют не только они, потому что ресурсы, которые необходимы, чтобы построить объект, обширны.

Если мы говорим про автоматизацию процесса, то для того, чтобы построить некое видение того, как выполнять строительный проект, важно сначала спланировать последовательность этапов строительства, определить даты начала и окончания для каждой работы.

Рисунок: Планирование этапов строительства с использованием диаграммы Ганта в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»

Далее следует указать объемы работ и определить ресурсы, которые потребуются для выполнения заданного объема с использованием нормативов на единицу работы.

Формируется смета, в которой есть нормативы на ресурсы — материалы, заработную плату исполнителей, технику, которые участвуют в выполнении работ.

На сегодняшний день предприятия формируют сметы в комплексных сметных программах, в которых применяются различные методы расчета, привязка расценок к стоимости материалов в конкретной местности, зональные коэффициенты сметных цен, штучные каталоги и другая актуальная информация.

Если компания формирует бюджет проекта, опираясь на смету, то при автоматизации важно связывать ресурсы сметы и реальные ресурсы, которые запланировали на проект.

Вариант решения этой задачи в программном продукте «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» представлен на рисунках ниже:

Рисунок: Загрузка локального сметного расчета из комплексной сметной программы
Рисунок: Соответствие ресурсов «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» и локального сметного расчета
Рисунок: Соответствие единиц измерения «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» и локального сметного расчета
Рисунок: Формирование бюджета проекта на основании сметы из комплексной сметной программы

Ресурсы, для оценки бюджета проекта, можно брать из общей сметы, но есть один важный момент.

То, что мы прописали в смете, мы можем заменить на аналогичные ресурсы, но другие. Отличия могут возникать как при использовании позиций материалов, так и при определении цены материалов. Может возникнуть ситуация, что нам нужна дополнительная смета, но уже управленческая.

Разница между сметой и реальным положением вещей

Компания при работе сталкивается с проблемой — смета дает нам стоимость проекта, но может отличаться от реальных ресурсов, которые мы используем.

В смете не уточняется, работают на объекте наши сотрудники или рабочие из субподрядной организации. Там указываются рабочие и человеко-часы. То есть, отдельный сотрудник должен отработать какое-то количество часов.

Однако помимо того, что у компании есть свои сотрудники, которых нужно определять между проектами, существуют и сотрудники субподрядных организаций. То же самое касается строительной техники.

Работу можно распределить между своими сотрудниками, а можно полностью отдать субподрядчикам. При этом когда мы перекладываем работу на субподрядчиков, то ориентируемся на цены из сметы.

По сути, это наш крайний предел цены, по которой мы можем ее выполнить. Но с другой стороны, если мы используем свои ресурсы, то нам это может обойтись дешевле, потому что у наших рабочих заработная плата может быть меньше, или есть строительная техника, которую мы обслуживаем так, что ее стоимость меньше.

Суть в том, что компании нужно определить сами ресурсы и их стоимость, которые будут вживую работать на проекте, и управлять ими.

Эта управленческая оценка позволяет нам создать живой бюджет проекта, наиболее приближенный к реальным условиям. В нем учитываются реальные ресурсы, которыми мы можем управлять.

Рисунок: Технологическая карта для вида работ по управленческой смете
Рисунок: Формирование «живого» бюджета проекта через технологические карты по каждому виду работ по управленческой смете

Управление видами ресурсов в режиме реального времени в автоматизированной системе

Закупка материалов и субподрядных работ осуществляется строго под проект на основании бюджета проекта для каждого вида работ.

Рисунок: Закупка субподрядных работ – старт процесса заключение договора на субподрядные работы

Заключение договоров происходит строго под проект и в соответствии с бюджетом проекта. Заключенные договоры формируют в системе отдельный сценарий, построив отчет, по которому мы увидим реальную картину по уже заключенным договорам.

Рисунок: Финансовая модель договора
Рисунок: Отчет по ресурсам, План проекта, Договоры, Факт

Есть верхняя граница из бюджета проекта для каждого субподрядчика и договора с ним. Легко контролировать, укладываемся мы в бюджет или выходим за его рамки. При этом контроль осуществляется не в момент сбора факта, когда изменить что-либо уже нельзя, а гораздо раньше. Это позволяет находиться в моменте, осуществлять контроль и влиять на ситуацию оперативно.

Вся система работает как часы, сверяясь на каждом шаге на соответствие утвержденному бюджету проекта начиная от контроля за планированием и выполнением работ – соблюдение сроков, резервирования ресурсов на конкретную работу и заканчивая отчетом о факте выполнения сменного задания за день бригады на участке или принятия работы у субподрядной организации.

Рисунок: Отчет по движению материалов: заявки поданные, подтвержденные, выполненные

Возьмем технику. В ее распределении на предприятии ситуация может оказаться печальной.

Например, начальнику участка надо зарезервировать бульдозер или трактор. Он начинает использовать какие-то подручные средства, чтобы связаться с руководителем транспортного цеха и сказать: «Дай мне на завтра машину или бульдозер. Мне он нужен на неделю». Человек пишет SMS-сообщения, пытается достучаться до коллеги в WhatsApp, Viber, Telegram.

Люди пытаются планировать работу, однако не имеют представления о перспективах своих действий — вдруг, например, нужная уже уехала? Такая система распределения ресурсов не имеет автоматизации, она остается за рамками всего рабочего процесса.

Рисунок: Заявки на транспорт

Однако если все это автоматизировать, то это даст такой эффект, когда у начальника участка вообще нет потребности что-то менять. У него уже есть план работ, а ресурсы ему уже выдали, зарезервировали для него. Техника приехала к нему на стройку.

Рисунок: Отметка о факте исполнения Заявки на транспорт

То же самое и с рабочим инструментом. Автоматизация позволяет вести его строгий учет. Мы часто сталкиваемся с такими ситуациями, когда компания покупает себе инструмент, а через два месяца он либо куда-то испаряется, либо все забывают, где он лежит. Но в случае автоматизации все строго учитывается, и это дает возможность рациональнее обходиться с инструментом.

Автоматизация управления ресурсами из любой точки. Есть и веб-версия, и мобильная версия

У продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», помимо веб-версии (компьютерной), есть и мобильное приложение.

Но здесь возникает следующая проблема: далеко не все рабочие на стройках умеют пользоваться гаджетами. В то же время и она легко решается — человек просто звонит администратору, который работает с продуктом от ИНТАЛЕВ, и говорит, что и куда распределили. После этого нужна информация фиксируется в управленческой системе в режиме онлайн.

Комплексный подход к автоматизации системы управления строительной организацией — управление ресурсами — дает эффект в моменте, здесь и сейчас. Повышается управляемость компанией, и строительство «с колес» переходит в планируемую деятельность с понятным результатом, когда компания имеет основу для устойчивого положения. Любые изменения при выполнении проекта видны в момент их возникновения, понятно, как они повлияют на текущую рентабельность проекта и конечную прибыль компании.

Автор
Елена Савчук
Мы сделали продукт, который поможет вам управлять финансами
Система управления финансами
Наше ПО управления занимает лидирующую позицию среди отечественных продуктов Business Performance Management.