Платежный календарь

21 Октября 2021

В рамках единого казначейства используется надежный и удобный инструмент — платежный календарь. Его внедрение помогает навсегда расстаться с хаосом и аварийными ситуациями по бюджету. Логика работы платежного календаря показана на схеме (рис . 2).

Чтобы объяснить как работает платежный календарь, мы обратимся к «Приключениям Буратино».

Вкратце история Буратино в области финансов такова: у него был денежный фонд, который он добыл, продав букварь (четыре сольдо) и получив целевой взнос от Карабаса-Барабаса (пять золотых).

Рассмотрим эту историю с помощью системы платежного календаря, которую иллюстрирует пример, приведенный на рис. 1.

Рисунок 1. Пример реестра платежей платежного календаря Буратино.

Первое поступление было немедленно израсходовано на билет в кукольный театр, а вот второй транш ждала более тяжелая судьба. Первоначально Буратино собирался купить на эти деньги новую куртку и еду для папы Карло.

Однако, встретившись с мошенниками Базилио и Алисой, он заплатил за их ужин один золотой (чего вообще не планировал, но его вынудил трактирщик, когда сбежали лиса и кот). Остальные четыре золотых он безрезультатно закопал на Поле Чудес .

Если бы Алексей Толстой использовал язык современного казначейства, то мог бы написать следующее.

  1. Буратино имеет бюджет поступлений и осуществляет выплаты в двух валютах: сольдо и золотые.
  2. Сформирован бюджет выплат, определяющий, какие платежи необходимо осуществлять, однако в оперативной деятельности приходится делать большое количество нецелевых и вынужденных платежей вне бюджета.
  3. Помимо бюджета в оперативном режиме определяются приоритеты платежей. Поскольку моральный уровень Буратино как финансиста не очень высок, куртке папы Карло, заложенной в бюджет, отдается наименьший приоритет.
  4. Также проводятся платежи, вообще не заложенные в бюджет, но вынужденные (ужин в харчевне).
  5. В связи с вынужденными, но незапланированными платежами суммы, заложенные на более приоритетные платежи (сценарий «Заявки»), корректируются с учетом фактических остатков денежных средств (сценарий «Оплачено»): Буратино «инвестировал» в Поле Чудес только четыре оставшихся золотых вместо плановых пяти.

Итак, если бы Буратино по ходу своих приключений вел платежный календарь, а тем более — пользовался современными программными средствами, то мог бы наблюдать картину, представленную на рисунке выше.

Да, жаль, что Буратино так и не успел попасть в школу, чтобы научиться считать денежки. А лиса и кот хоть и не сторонники разбоя, но какие это учителя?

Но мы-то не деревянные! И хотя считать приходится деревянные, а не золотые, точно также можно автоматизировать платежный календарь для любой компании, а не только расчеты выплат для покупки куртки папе Карло.

Схема работы платежного календаря

Схема работы платежного календаря приведена ниже, на рис. 2. Последовательность действий, указанных на схеме стрелками с номерами:

1) формирование бюджета (план на период) с учетом заключенных договоров и потребностей предприятия в ресурсах;

2) формирование заявок на оплату согласно договорам;

3) подача заявок на выплату денежных средств (ДС) и формирование полного реестра платежей;

Рисунок 2. Схема работы платежного календаря.

4) проверка заявок на соответствие утвержденному бюджету и лимитам по статьям, корректировка сумм и назначений в зависимости от наличия денежных средств и приоритетов;

5) согласование и утверждение окончательного реестра платежей;

6) формирование платежных документов;

7) автоматизированный экспорт платежных документов в систему «банк — клиент»;

8) проведение платежей;

9) автоматизированный импорт банковских выписок в бухгалтерию предприятия;

10) автоматизированная выгрузка данных бухгалтерии в систему управленческого учета (факт);

11) формирование управленческой отчетности с выводом план-фактных отклонений .

Согласно этой схеме настраивается автоматизированная информационная система платежного календаря, поскольку управлять системой платежей в Excel с привязкой к бюджетам, договорам и автоматической проверкой на лимиты заявок на денежные средства становится просто нереально.

Работа платежного календаря в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»

Пример, представленный ниже, показывает, как реализуется платежный календарь в автоматизированной системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

  1. Сотрудник формирует заявку, указывая основные реквизиты планируемого платежа в электронной форме.
  2. Форма заявки позволяет контролировать все аспекты платежа и показывает остаток денежных средств по выбранной статье.

С системой платежного календаря интегрируется электронный архив документов (договоры, акты, приложения, распоряжения и пр.). К заявкам на ДС прикрепляются ссылки на файлы электронного архива, и при анализе данных видны не только отдельные реквизиты, но и полностью файлы документов.

  1. Процесс подачи на выплату ДС инициаторами платежей. Пример процесса в автоматизированной системе показан на рис. 3. Процесс большой, и потому далее на рис. 4 приведен его фрагмент для более детального представления. Процесс описывает задачи, которые приходят участникам в электронном виде и на схеме обозначены овалами.

Линии со стрелками показывают последовательность задач в соответствии с логикой движения заявки — от заполнения электронного бланка (проформы) до ее утверждения через различного рода проверки, согласования и иные действия соответствующих должностных лиц компании.

Цель процесса — сделать прохождение заявки автоматизируемым, не тратить время на хождение по кабинетам и обеспечить контроль над ее ходом. При этом не допустить ее утверждения в обход утвержденного порядка. В целом автоматизированный процесс обеспечивает четкий порядок организации сбора заявок по всему предприятию, что позволяет затем легко сформировать предварительный реестр заявок. Отчет по реестру показан на рис. 5.

  1. Далее заявка должна проверяться на лимиты, которые устанавливаются по статьям бюджета (плана) выплат. Проверка может осуществляться «вручную» сотрудником-контролером, но это удобно при небольшом объеме текущих платежей. Если платежей много и инициаторы территориально удалены, то имеет смысл сделать проверку на лимитирование автоматизированной. Для этого надо лимиты тоже установить в электронном виде. В этом случае поданная заявка сразу проверяется на соответствие лимиту. Технически происходит сравнение суммы платежа по заявке с суммой по статье выплат.
Рисунок 3. Схема процесса Заявка на ДС.
Рисунок 4. Фрагмент процесса Заявка на ДС.
Рисунок 3. Схема процесса Заявка на ДС.
Рисунок 5. Отчет по реестру заявок.

В результате проверки, если лимит не превышен, то заявка автоматически попадает в реестр. В случае превышения заявки над лимитом дальнейшие действия могут протекать по двум вариантам:

  • первый вариант — однозначный отказ, то есть такая заявка не будет проведена;
  • второй вариант — заявка движется дальше по процессу. Но факт превышения лимита необходимо указать, чтобы согласующие лица это видели и могли принять заявку или отказать в ее утверждении, исходя из каких-либо известных им факторов. Для этого превышение сразу указывается в той же форме. Таким образом формируются реестры всех центров финансовой ответственности, которые планируют провести свои платежи.
  • Начальник ЦФО решает, утвердить или отклонить ту или иную заявку, может поменять дату платежа, форму оплаты (нал/безнал), организацию и т . д . В результате формируется отчет по реестру заявок (рис .6), с которым дальше начинает работать финансовый директор .

То есть в данном примере показан двухуровневый вариант формирования реестра — уровень подразделений (ЦФО) и уровень компании (финансовый директор). В зависимости от решаемых задач этих уровней может быть больше.

Рисунок 6. Отчет по реестру, утверждаемому начальником ЦФО.
  1. В Реестр для утверждения финансовым директором попадают все заявки, утвержденные начальниками ЦФО. Финансовый директор может менять дату платежа, форму оплаты (нал/безнал), расчетный счет, организацию . В результате формируется окончательный перечень утвержденных на оплату заявок, которые видны в отчете.
  2. Далее формируется Отчет для бухгалтерии, на основании которого осуществляется подготовка платежных документов .

Все следующие шаги здесь подробно не описываются, хотя имеют зачастую не меньшую сложность с точки зрения их автоматизации.

В результате автоматизированный платежный календарь позволяет:

  • не допустить кассовых разрывов;
  • не допустить расходования средств свыше утвержденных;
  • управлять ликвидностью компании;
  • предоставлять достоверную информацию в онлайн-
    режиме;
  • финансовым менеджерам оптимизировать выплаты;
  • обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов и максимально исключить человеческий фактор .

Примерно по такой логике, как в платежном календаре, построен ряд бизнес-процессов у одного из клиентов «ИНТАЛЕВ» — российского подразделения крупной американской компании.

Пример работы автоматизированного платежного календаря

Специализация этого нашего клиента — производство и продажа изделий из литого полиэтилена: посуда, крышки и т. п.

С помощью платежного календаря российский офис компании автоматизировал процесс согласования заявки на денежные средства, полностью исключив бумажный документооборот. Прежде инициатор платежа обходил всех согласующих лиц с бумажной версией согласованной заявки платежей. Теперь в этом нет надобности — все делается через компьютер.

Одновременно стали невозможными несогласованные платежи. Как видите, компания убила двух зайцев: повысила эффективность контроля над расходованием денежных средств и упростила, сделав максимально прозрачным, процесс согласования заявок на них.

Общие примечания к АСУ Платежного календаря — все настройки осуществляются визуально самим пользователем, поскольку поля и иные элементы форм для ввода и отображения информации не являются заданными. Как раз их структуру и надо разработать, чтобы программное обеспечение полностью поддерживало решение бизнес-задач предприятия. При этом все движения по документам отображаются через проводки на плане счетов.

Сформированная база первичных документов может далее агрегироваться, консолидироваться в любых комбинациях в целях управленческого учета для обеспечения всей информацией о финансах предприятия и принятия управленческих решений.

Что касается схем процессов, примеры которых приведены выше, то это не просто нарисованные картинки. Это схемы взаимодействия сотрудников предприятия, которые реально выполняются в соответствии с логикой рабочих процессов.

И при этом в автоматизированной системе управления сотрудникам ставятся задачи — выполнить ту или иную функцию в конкретном процессе, а потому в любой момент времени можно отследить, не бегая по этажам и не обрывая телефон, на какой стадии находится ваша заявка на ДС, которую вы подавали на оплату вчера вечером. Кстати, процесс «Заявка на ДС», представленный на рис. 3, еще далеко не самый сложный, есть такие, где он будет всего-навсего маленьким фрагментом.

Получая отчеты по статистике выполнения задач различных исполнителей в процессе, можно контролировать дисциплину управления оплатами. Но это если мы говорим о процессах платежного календаря. Точно также можно контролировать процесс формирования бюджета или любого другого процесса, если есть необходимость в его контроле . Все это используется в любых иных процессах, если требуется безоговорочно точное исполнение или соблюдение временных или иных нормативов, которые можно отследить через автоматизированную систему управления. Например, количество обходов больных в больнице или срок выполнения заказа и т. д .

Пример внедрения автоматизированного платежного календаря на предприятии

«Владимирский текстиль» — промышленная группа, созданная на базе самых крупных льнокомбинатов. В состав компании входят флагманы отрасли — ОАО «Вязниковский льнокомбинат» и ОАО «Меленковский льняной комбинат». Торговый дом компании «Владимирский текстиль» также является эксклюзивным дистрибьютором продукции льнокомби- натов «Тульма», «Кохомский лен» и других производителей брезентовых тканей Ивановской и Владимирской областей.

В течение полугода, принимая определенные управленческие решения, получая финансовые потоки, мы не понимали, работаем мы с прибылью или в убыток. Мы считали по калькуляции, но без автоматизированной системы управления финансами не удавалось получать оперативную информацию. Мы не спали ночами, я просыпался и думал: «Двадцать четыре рубля за метр ткани — не слишком ли это дешево? Сможем ли мы покрыть убытки и рассчитаться с кредитами?» Потери были колоссальные, прежде всего с точки зрения точности информации. Подошли к тому, что нужно внедрять программное обеспечение для автоматизации финансового управления, которое нивелирует все эти минусы.

Мы создали у себя внутреннюю команду: финансовый директор, директор по IT и еще ряд спе- циалистов, которые в дальнейшем должны были эксплуатировать эту систему автоматизации финансового управления и гибко ее изменять при необходимости . Люди должны были почувствовать эту систему на кончиках пальцев. Мы привлекли консалтинговую компанию для того, чтобы она нам внедрила соответствующее программное обеспечение. Всю технологию консультанты смогли нам передать в достаточно короткие сроки.

После внедрения ПО мы закрыли первое полугодие, и сразу стало понятно, что те стратегические решения, которые мы принимали, были правильными. Также стало очевидным, что на самом деле мы могли бы еще больше снизить цены, завоевать еще более крупный сегмент рынка и получать 20–30% объема продаж дополнительно. И это конкретный пример, когда отсутствие точной информации мешает тебе принимать адекватные ситуации управленческие решения!

Генеральный директор ОАО «Владимирский текстиль»

Автор
на основе книги "Бизнес в шоколаде 2.0"
Мы сделали продукт, который поможет вам управлять финансами
Система управления финансами
Наше ПО управления занимает лидирующую позицию среди отечественных продуктов Business Performance Management.