Группа компаний «ИНТАЛЕВ» более 20 лет помогает российским компаниям качественно управлять финансами. Секрет успеха определяют три составляющих:
- методология
- программный продукт для автоматизации
- обучение пользователей
Обратимся к небольшому примеру из практики крупной компании-ритейлера:
Бюджетирование ведется в Excel. Наличие системы OLAP не упрощает работу — на выходе данные плана и факта представлены в запутанной системе сводных таблиц, а за выгрузку данных отвечает штатный программист.
При изменении формата отчетности (добавления какой-нибудь строки) необходимо обновлять таблицы и выверять все формулы. В один прекрасный момент количество строк и формул в таблицах зашкаливает, Excel просто зависает, не справляясь с обработкой такого внушительного массива. Проблема, конечно, решаема, но это веский повод для компании всерьез задуматься о новом уровне автоматизации своих процессов.
Автоматизация финансового управления
Автоматизировать можно как финансовые потоки, так и процессы планирования. Например:
- Бюджетное планирование: определяет финансовые планы компании, исходя из поставленных целей, и контролирует их выполнение.
- Управленческий учет и отчетность: отвечает за формирование фактических данных о хозяйственной деятельности компании, а также дает информацию для анализа выполнения плана и достижения компанией поставленных целей.
- Платежный календарь: предназначен для оперативного планирования денежных потоков и контроля ликвидности компании.
- Финансовая модель договоров: отвечает за планирование начислений и платежей в привязке к договорам с контрагентами и контроль взаиморасчетов в привязке к договорам.
- Управление инвестиционной деятельностью: позволяет планировать и контролировать ход инвестиционных проектов самого разного уровня: от покупки отдельных объектов основных средств до приобретения компаний и целых групп.
- Учет и отчетность по международным стандартам (например, МСФО, ОПБУ США): позволяет получить прозрачную отчетность для подготовки компании к корпоративным сделкам и получению доступа к международным финансовым рынкам. Кроме того, соответствие отчетности требованиям МСФО предусматривается для некоторых компаний на законодательном уровне.
Многие современные информационные системы позволяют объединить все эти функциональные блоки в одно интегрированное решение. В то же время автоматизация отдельных процессов может потребовать специфических решений и дальнейшей интеграции с автоматизированной системой управления компании.
Внедрение решений по управлению финансами
Решение по управлению финансами обычно внедряется в форме проекта с определенными сроками, бюджетом и командой проекта. Для повышения управляемости проекта его рекомендуется разбить на функциональные блоки:
- Бюджетное планирование;
- Управленческий учет;
- Оперативное управление финансами и платежный календарь;
- Учет и отчетность по МСФО;
- Управление договорами, и т. д., по всем блокам системы управления финансами, включенным в рамки проекта.
Сейчас на рынке представлены разные программные решения, которые могут решать разнообразные задачи вне зависимости от отрасли, масштабов и целей компаний.
Как же среди всего многообразия выбрать оптимальное решение для автоматизации финансов вашего предприятия?
10 рекомендаций как выбрать решения для автоматизации управления финансами
Чтобы не ошибиться, нужно изучить предложения на рынке. Приоритетом рекомендуется выбирать требуемый функционал, а только потом стоимость самой системы.
Приведем 10 основных факторов, на которые стоит обращать внимание при выборе системы для автоматизации управления финансами.
- Методология, которая лежит в основе решения по автоматизации финансов, адаптирована под нужды компании.
Часто можно встретить решения «из коробки». Такой программный продукт нужно только установить и он сразу готов к работе. Однако отражает ли заложенная в нем методология специфику деятельности и цели компании? Может ли поставщик программного решения разработать или адаптировать решение, исходя из требований и задач конкретного клиента? Ведь автоматизация должна служить достижению целей компании.
- Соответствие функционала системы задачам компании.
Технические возможности ПО должны помогать компании решать свои задачи самым простым и эффективным путем, при этом отражая специфику ее деятельности. Выясните позволяет ли продукт решать нестандартные задачи, обрабатывать документы и готовить отчеты в соответствии с нуждами компании.
- Защита от «дурака».
При автоматизации системы управления финансами очень важно свести к минимуму возможные ошибки из-за человеческого фактора. Отдавайте предпочтение автоматизированным системам с возможностью централизованного контроля.
- Легкость настройки и внесения изменений.
После внедрения программного продукта работа не должна спотыкаться при внесении изменений в систему. Если по каждой доработке нужно «дергать» программистов, то это существенно увеличивает расходы на систему и повышает риск возникновения ошибок.
Приглядитесь к решениям, которые не требуют частой помощи программистов.
- Адаптивность продукта.
Внедряемое решение по управлению финансами должно уметь взаимодействовать с другими информационными системами компании, например, системой производственного планирования и учета или системой управления складом.
- Аппаратные требования (требования к “железу”).
Автоматизация системы управления может потребовать дополнительных вложений, связанных с обновлением парка компьютеров, покупкой серверов, налаживанием качественных каналов связи. Для оптимизации расходов рассмотрите альтернативные решения, например, аутсорсинг ИТ-функции или ее части, а также предлагаемые облачные решения.
- Услуги квалифицированного обучения сотрудников компании.
Специалисты компании должны уметь работать с системой. Задайте себе вопрос: как скажется на работе системы управления финансами ситуация, в которой отвечающий за нее программист заболеет или решит уволиться? Поэтому вопросы подготовки кадров и их обучение также важно, как простота настройки и поддержки решения силами специалистов компании.
- Стоимость внедрения решения.
Стоимость решения складывается из следующих пунктов:
- стоимость самого программного «ядра»
- лицензий
- настройки и доработки
При оценке требований к системе нужно учитывать, какое количество пользователей будет в ней работать, какой функционал должен быть им доступен, какой бюджет требуется на ее внедрение.
- Расходы на техническую поддержку системы
После внедрения решение нужно будет поддерживать и оперативно разрешать возникающие вопросы, а также обновлять программное обеспечение. Как правило, разработчики предлагают услуги по техническому сопровождению за дополнительную плату. Не лишним будет изучить их расценки.
- Поддержка мобильных решений.
В современном мире возможность работы «на ходу» получение информации и оперативное принятие решений уже обычная практика. Обращайте внимание на возможность работы с системой через браузер или специальное мобильное приложение.
Выводы
Когда компания сталкивается с необходимостью выбора информационной системы для автоматизации системы управления финансами, важно оценивать все ее возможности с учетом поставленных перед компанией целей.
