Кейс по постановке и автоматизации системы управления финансами в строительстве

О компании Заказчика

Девелоперская группа компаний - один из лидеров в области загородной недвижимости и участков Московской области. Располагая земельными активами более 3000 га, группа компаний активно развивает направления жилого, промышленного и коммерческого строительства в Подмосковье, Омске и Сургуте, постоянно расширяя масштабы деятельности.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Масштабы компании выросли и управлять компанией стало сложнее:

• снизилась эффективность работы финансово-экономического блока,
• увеличились сроки, необходимые на принятие управленческих решений,
• снизилась точность данных, которые поступали из отчетов.

Основная причина - сложный процесс сбора отчетности, так как информации поступало очень много и из разных источников.

Руководители компании решили найти комплексный программный продукт, который поможет управлять не только финансами предприятия, но и поможет автоматизировать нефинансовые процессы.

Так как сфера девелоперских услуг очень конкурентна, действовать нужно было быстро.

Главные причины выбора компании «ИНТАЛЕВ»:

• Система управления внедряется с использованием программного продукта собственной разработки – «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»;
• Фиксированные сроки и стоимость проекта, с использованием собственной технологии управления проектами – РОСТ-технологии;
• Программный продукт настраивается на уровне пользователя, а не программиста. В дальнейшем это позволяет изменять\проводить апгрейд системы, не прибегая к коду, силами сотрудников финансового отдела, что снижает стоимость поддержки системы в целом;
• Богатый опыт реализации проектов в девелопменте;
• Автоматизированная система сопровождается пулом методологических регламентов, используемых пользователями в повседневной работе.

Ситуация «как есть»

Для решения задач проекта были определены две функциональные области:

• Платежный календарь;
• Канцелярия и поручения. Электронный архив.

Перед началом основных работ Эксперты ГК «ИНТАЛЕВ» провели предварительное обследование текущей ситуации и выявили следующие проблемные зоны:

• нет единого утвержденного регламента платежей, описывающего процедуру подачи заявки на оплату денежных средств.
• заявки согласовываются в бумажном виде.
• для расчета лимитов на оплату их остаток на конкретную дату используется MS Excel, что увеличивает трудозатраты и риски ошибок сбора плановых и фактических данных.
• нет системы отслеживания платежей организации по общим признакам в реальном времени.
• сбор факта происходит вручную в Excel.
• нет системы контроля поступлений и выплат порождает кассовые разрывы или неэффективное использование денежных средств компании.
• нет регламента постановки и контроля исполнения поручений в компании.
• нет единого электронного хранилища документов
• очень сложно искать и отбирать документы.
• невозможно фильтровать поручения компании по общим признакам для локального контроля выполнения поручений.

Этапы и результаты проекта

Проект начался с функциональной области «Канцелярия и поручения. Электронный архив».

В рамках данной функциональной области

• разработаны регламентные документы, которые определяют порядок работы с электронным архивом компании и процессом постановки поручений и контроля их выполнения.
• В АСУ (АСУ – автоматизированная система управления) настроен электронный архив с полным перечнем аналитик для удобного поиска и размещения документов. Архив поддерживает версионность каждого документа, а также фиксирует автора документа и дату/время его размещения.
• Также в АСУ был автоматизирован и запущен в эксплуатацию бизнес-процесс «Индивидуальные поручения» позволяющий осуществлять тотальный контроль за деятельностью всех сотрудников компании.

Одновременно с функциональной областью «Канцелярия и поручения. Электронный архив» стартовала функциональная область «Платежный календарь».

В рамках данной функциональной области

• разработаны регламентные документы, определяющие финансовую и бюджетную структуру организации, систему платежей и порядок отражения фактических данных для полноценного управленческого учета.
• В АСУ настроен управленческий план счетов с необходимыми аналитическими разрезами, определен полный перечень статей БДДС и БДР, настроен механизм лимитирования и процессы платежей компании.
• Также настроены необходимые отчетные формы для контроля ликвидности компании.

Автоматизированная система управления финансами позволяет:

• эффективно организовать процесс кассового планирования компании.
• повысить оперативную ликвидность компании.
• более эффективно управлять денежными средствами организации.
• контролировать деятельность каждого сотрудника компании.
• в срок подготавливать отчеты (план-факт), и самое главное, снизить трудозатраты на подготовку отчетов, высвободив временные ресурсы персонала на более важные задачи.
• быстро находить любой документ в электронном архиве.

Результаты проекта позволили руководству компании оптимизировать работу персонала, сократить временные издержки, а самое главное – выстроить четкую и слаженную систему управления платежами компании! Все это непременно сказывается на эффективности организации и делает ее более конкурентоспособным игроком рынка девелопмента.

Комментарий Заказчика

«Проект выполнялся по технологии «ИНТАЛЕВ», что способствовало его успешному завершению в кратчайшие сроки. Полученный результат в целом соответствует нашим ожиданиям, сформулированным еще до начала проекта. Систематическое согласование промежуточных результатов проекта позволило создать действительно рабочую модель, соответствующую требованиям нашего бизнеса. Значительно упростился механизм согласования заявок, лимиты рассчитываются и проверяются системой автоматически. На первый план выходит задача принятия решения по оптимальному расходованию денежных средств. В настоящее время мы продолжаем работы по функциональной области «Управление проектами» и надеемся на дальнейшее успешное сотрудничество с компанией ИНТАЛЕВ»