Контроль исполнения бюджета

22 Февраля 2022

Правильно анализировать бюджет и своевременно найти отклонения в работе от плана поможет полная бюджетная система, в которую включены оба этих показателя. Контролировать бюджет можно каждую неделю, месяц или квартал — как того требует конкретный случай. 

Чтобы действия были эффективными, нужно установить специальные методы контроля и увериться, что сотрудники предприятия компетентны: умеют анализировать доходы и вовремя контролировать затраты. Это поможет корректно заполнять бюджетную документацию.

Бюджетный контроль: что это и зачем нужен

Бюджетный контроль — это процедура, при которой фактические результаты сравниваются с запланированными в бюджете, отклонения анализируются, на основе результатов анализа в смету доходов и расходов следующих периодов вносятся корректировки. 

В идеале согласованный бюджет сулит запланированный доход и фиксированные затраты. Однако цель не совсем реальна из-за нестабильности внутренних и внешних факторов. Они так или иначе отражаются на бюджете предприятия: в позитивную или негативную стороны.

По этой причине бюджеты регулярно пересматриваются на заседаниях бюджетного комитета. Несмотря ни на что, нужно из всех сил стараться соблюдать бюджет: в противном случае и составлять его нет резона.

Как контролировать соблюдение бюджета: методы

Чтобы упростить задачу по соблюдению бюджета, нужно установить методы контроля: 

  • легко осуществимые;
  • регулярные;
  • те, что проводятся на нижнем уровне управления. 

Легко применимые методы 

Название говорит само за себя. Следить за важнейшими показателями, как доходы, расходы, прибыль, активы, пассивы должно быть легко и просто. Информация по ним должна всегда быть в легком доступе, чтобы немедленно обратиться к ней при первой нужде.

Регулярность

Всю управленческую отчетность следует формировать и показывать контролирующим лицам строго в установленный срок.

Контроль на нижнем уровне

Контроль будет по-настоящему эффективным, только, если начинается на самом нижнем уровне управления: ведь именно там получаются доходы и несутся затраты. 

Анализировать исполнение бюджета в первую очередь важно для получения показателей, что четко проиллюстрируют текущее финансовое состояние компании. 

Для этих целей существуют 6 методов: 

Горизонтальный (или временной) анализ сравнивает показатели отчетности с подобными величинами предыдущих периодов. В этом случае статьи отчетности просто сопоставляются по принципу «план-факт». Изучаются причины резких изменений, обращается внимание на отклонения показателей одних статей в сравнении с колебаниями других. 

Вертикальный (или структурный) анализ помогает определить удельный вес отдельных статей отчета. Например, баланса, в общем итоговом показателе и последующего сравнения результата с информацией предыдущего периода. 

Горизонтальный и вертикальный анализ дополняют друг друга: их можно использовать одномоментно при создании аналитических таблиц.

Сравнительный (или пространственный) анализ проводят на основе показателей похожих компаний. Это могут быть конкуренты или предприятия с аналогичными бизнес-схемами. 

Факторный анализ изучает, как на показателях результатов отражаются отдельные причины. 

Метод финансовых коэффициентов рассчитывает отношения данных отчетности, выявляет взаимосвязи показателей и интерпретирует их.

Принципы проведения анализа

Горизонтальный (план-фактный) анализ

План-фактному анализу подвергают все основные бюджеты. Если нужно глубже изучить причины отклонений, анализируют и отдельные операционные и функциональные бюджеты. Его используют и для компании в целом, и для отдельных направлений: метод помогает определить, что именно влияет на отклонения в плюс или минус.

Объект анализа — выбор каждого отдельного предприятия, исходя из поставленных начальством задач.

Важно, сравнивать бюджетные и фактические данные, предоставленные в едином формате: в противном случае сопоставление не будет верным.

Обнаруженные за период отклонения зачастую помогают оценить каждый центр финансовой ответственности или функциональной области, таких как снабжение, производство, финансы, кадры или что-то другое. И своевременно принять решение, чтобы отрегулировать ситуацию.

Менеджер, что руководствуется принципом управления по отклонениям, фиксируется только на значительных отклонениях от плана и не берет в расчет удовлетворительные показатели.

Приходится мириться со значительными отклонениями, что можно списать на ряд объективных причин — например, угасание спроса, банкротство компаний клиентов. Но в такой ситуации стоит экстренно пересмотреть бюджет продаж, связанные с ним бюджеты, и основной, так как исполнение неточного бюджета грозит серьезными проблемами в будущем.

Возможно, в этом случае окажется нецелесообразным следовать прежним производственным графикам, делать закупки нового оборудования: если нет заложенных в бюджете доходов.

Обнаруженные отклонения — первая ступень в оценке работы предприятия. Она помогает определить эффективные и неэффективные области всего процесса или его отдельных областей и функций. 

Критерием для определения важности затрат будут конечные итоговые бюджетные показатели. Например, величина чистого денежного потока в бюджете движения денег. 

На таблице 1 иллюстрация простого анализа отклонений бюджета, с двумя вариантами развития событий. 

Таблица 1. Результаты контроля бюджета в рамках простого анализа отклонений
Исходные показатели для анализа
План июня 2009 г.
Факт
Первый вариант Второй вариант
Объем продаж, т 182 180 174
Средняя цена единицы продукции, грн. 7162 7158 7146
Поступление денег от потребителей, грн. 1 150 800 1 150 348 1 140 025
Средняя цена 1 т сырья, грн. 5980 5981 5988
Постоянные накладные затраты, грн. 33 589 33 589 36 589
Ставка прочих переменных затрат 0,934 0,934 0,934
Показатели для принятия решения
Выручка от реализации продукции, грн. 1 303 484 1 288 440 1 243 404
Чистый денежный поток, грн. 22 238 21 921 8271

Осознать необходимость корректировки бюджета следующего периода поможет расчет влияния отклонений фактических показателей от плановых на величину чистого денежного потока.

Продолжение следует.

Автор
С. Ковтун
Мы сделали продукт, который поможет вам управлять финансами
Система управления финансами
Наше ПО управления занимает лидирующую позицию среди отечественных продуктов Business Performance Management.