Любая группа компаний сталкивается с огромным количеством платежей, которые необходимо осуществить корректно, точно в срок с соблюдением всех организационных моментов. Согласовать и обработать каждый платеж при большом объеме операций достаточно трудоемко, однако существует инструмент, при помощи которого можно легко решить эту проблему. Это организация централизованного казначейства и его автоматизация для группы компаний.
Что такое централизованное казначейство?
Юридическая структура и управленческая структура компании часто отличаются друг от друга. В группе компаний может быть несколько юридических лиц, но все они завязаны на один «производственный» цикл. Каждое юридическое лицо может выполнять определенную функцию в «производственном» процессе. При этом задача осуществить платеж с точки зрения заявителя может выглядеть достаточно просто – нужно оплатить счет.
С точки зрения управления направлением бизнеса важно, чтобы деньги были отправлены вовремя, чтобы сумма расхода денежных средств соответствовала бюджету (плановый платеж не должен создавать перерасход утвержденного ранее лимита денежных средств на период). Помимо этого, необходимость платежа должен подтвердить руководитель направления.
С точки зрения корректности оформления платежа необходимо проверить, по какому юридическому лицу осуществляется платеж, заключили ли договор с получателем платежа, действует ли договор в текущий момент, не превысили ли данным счетом сумму заключенного договора (важно проверять накопленным итогом сумму договора и все платежи по договору).
Помимо этого, нужно проверить наличие задолженности контрагента по поставкам – предоставлялись ли документы в бухгалтерию, не было ли других авансовых платежей, которые еще не закрыты актами или накладными и так далее. В конечном итоге проверить, а достаточно ли денег на нашем расчетном счете в дату платежа для оплаты этого счета?
Получается, чтобы оплатить счет, нужно проконтролировать управленческую составляющую и финансовую (бухгалтерскую). Обе части важны и содержат в себе ключевые точки контроля при работе с денежными средствами предприятия.
Ручное управление денежными средствами возможно, но достаточно трудоемко при большом объеме платежей и разветвленной структуре предприятия.
Выход – автоматизация казначейства с учетом всех контрольных точек. Настройка автоматизированной системы таким образом, чтобы подсвечивались точки контроля, чтобы механическую работу автоматизированная система брала бы на себя, а там, где требуется участие человека – ставила бы задачи исполнителям и контролировала сроки выполнения задач.
Общая логика работы может выглядеть следующим образом:
Инициатор платежа для получения денежных средств на какие-то цели должен составить заявку на оплату, которую согласовывает руководитель.
Согласование заявки может проходить несколько этапов (например, заявка согласовывается у руководителя направления, у финансового директора, далее попадает к генеральному директору на окончательное утверждение).
Когда заявитель подает заявку на оплату, сумму заявки нужно сравнить с бюджетом компании. Это удобно делать в автоматическом режиме, поскольку в случае перерасхода - он должен сразу быть на виду. У человека, который будет утверждать заявку, должна быть вся информация о возможном превышении рамок бюджета.
Вторым моментом является сверка заявки с договором. Бывает такое, что компания заключает договор на определенную сумму, однако оплата по договору проходит небольшими счетами, в этом случае легко что-то упустить и заплатить по договору больше.
Такая же ситуация может наблюдаться в случае заключения дополнительных соглашений к основному договору. Важно сверить данные новых доп.соглашений с бюджетом, суммы дополнительных соглашений могут значительно превышать выделенный на исполнение договора бюджет.
Бывают моменты, когда группа компаний оплачивает счета по договору, срок действия которого уже истек – требуется пролонгация договора. Сообщить ответственному сотруднику о факте окончания действия договора, по которому планируется оплата – одна из задач автоматизированной системы казначейства.
Автоматизированное казначейство ведет контроль всех этих тонких нюансов — сверяет с бюджетом, с условиями договора, с юридическими данными.
После того, как платеж утверждается, заявка попадает в реестр платежей. В момент утверждения реестра платежей по каждой заявке формируется платежное поручение, которое затем отправляется в банк. Банк выполняет перевод денег. Банковские выписки загружают из банк-клиента, затем их следует «разнести» по договорам и другим аналитическим признакам бухгалтерского учета.
Оплаченная заявка содержит в себе всю необходимую управленческую информацию. Например, по какому направлению бизнеса или центру финансовой ответственности осуществили оплату, по какому проекту, по какой управленческой статье движения денежных средств, по какому продукту или региону и так далее. То есть, оплаченная заявка содержит все признаки, которые нужны для управленческого учета. При автоматизации часто в заявке делают ссылку на реестр платежей, которым утвердили заявку, на бухгалтерские документы (платежное поручение и списание с расчетного счета).
В конечном итоге выполненный платеж по заявке можно увидеть в отчетах как свершившийся факт оплаты. При этом за счет связи документов «заявка – реестр – платежное поручение – списание с расчетного счета» вся управленческая информация о платеже из заявки сохраняется и видна в отчетах.
В автоматизированной системе можно увидеть как общий отчет о движении денежных средств компании, так и исполнение бюджета направления. И там, и там мы увидим план и факт оплаты по направлению, по управленческим статьям движения денежных средств, проекту, региону и так далее. Вся управленческая информация будет видна. В отчетах и план, и факт представляются в одних и тех же управленческих разрезах.
Как лучше организовать централизованное казначейство?
При организации централизованного казначейства, во-первых, важно соблюсти все задачи, которые оно должно решать.
Во-вторых, необходимо сделать работу с заявками и с реестрами удобной.
Если заявку на оплату формирует сам заявитель, то важно разработать такую форму заявки, которая была бы для него максимально удобной, без лишних трудностей. Для заявителя нужно оставить для заполнения в заявке только ту информацию, которая ему понятна и важна.
После согласования заявка отправляется к узкому специалисту, который заполнит дополнительные поля — расчетный счет контрагента, расчетный счет организации, с которого осуществят оплату, вид платежа и т.д. Важно, чтобы заявитель прикладывал к заявке сканы необходимых для оплаты документов: счет на оплату, договор, акт или накладную (при постоплате по договору) — для того, чтобы была понятна легитимность (было законное подтверждение) будущей оплаты.
Таким образом, в первую очередь нужно разработать удобную форму заявки. Во-вторых, необходимо выработать четкий алгоритм, по которому эта заявка должна двигаться. Цепочку согласований следует сделать оптимальной, избавившись от всего лишнего.
Все прошедшие согласование заявки попадают в реестр. В нем часто предусматривают такие части реестра, как «внутригрупповые обороты», или размещение депозитов. Поскольку группа компаний — это, как правило, несколько юридических лиц, которые управляются из одного центра, то часто бывает, что у одного юридического лица средств недостаточно, а у другого присутствуют временно свободные денежные средства. В этом случае реестром можно осуществить внутригрупповую переброску средств от одного к другому, приложив обязательные документы для такой переброски. Это заключенный договор между нашими юридическими лицами – например, договор займа. Реестром можно разместить на депозит временно свободные денежные средства на расчетном счете организации.
Все эти моменты автоматизированная система так же отслеживает и напоминает о необходимости того или иного действия.
С какими трудностями сталкивается руководитель?
При переходе группы компаний к централизованному казначейству ее руководитель может столкнуться с рядом трудностей:
- Во-первых, далеко не все руководители направлений готовы формировать заявки на платежи в автоматизированной системе. Финансовому директору нужно иметь твердую позицию: «если хотите оплату, то заявка должна быть создана и отправлена на согласование в системе». Важно следить за всеми бюрократическими и организационными моментами, и быть готовым к тому, что кто-то из сотрудников может этому воспротивиться.
- Во-вторых, необходимо выбрать такую систему централизованного казначейства, которая позволила бы реализовать все пожелания финансового директора и была бы удобной пользователям.
Что нужно сделать для того, чтобы это работало?
Для оптимальной работы централизованного казначейства нужно продумать регламент — форму документов, последовательность согласований, структуру реестра и заявки.
Помимо этого, необходимо написать инструкцию для пользователя, чтобы он понимал, что нужно делать в каждой конкретной ситуации. Для этого следует продумать целую комплексную систему — от старта, когда мы планируем платеж, до его осуществления.
Помочь группе компаний внедрить централизованное казначейство может один из продуктов компании ИНТАЛЕВ — «ИНТАЛЕВ. Корпоративный менеджмент». Это конструктор, который полностью настраивается визуальным способом.
Он не требует помощи программистов и каких-то специальных знаний. Настройкой системы занимаются предметные специалисты – экономисты, финансисты. При этом модель казначейства полностью настраивается под компанию – со всеми формами документов, алгоритмами, логикой работы и так далее.
Это позволяет получить на выходе удобную автоматизированную систему, которая значительно повышает контролируемость операций с денежными средствами, и снижает трудоемкость работы с платежами, а также повышает оперативность и доступность информации о фактических платежах и исполнении бюджета для руководителей направлений.
