Управление сроками проекта

Важное условие успеха строительного проекта – сдать его вовремя. Из-за нарушения сроков часто появляются дополнительные расходы на реализацию проекта, растут проценты по кредиту, заказчик также может применить штрафные санкции. Рассмотрим автоматизированную систему по управлению сроками проектов на примере Инталев КМ7.

Управление всем жизненным циклом проекта

Чтобы избежать просрочек, надо управлять сроками проектов по циклу: планирование → оперативный контроль → корректировка сроков.

Важно формализовать в компании процессы планирования, контроля и корректировки планов. Сроки, присутствующие в системе, должны соответствовать реальности (не нужно вносить их туда с опозданием, без связи с первичными документами). А еще они должны опираться на конкретные хозяйственные операции.

Для этого нужны справочники:

1. Справочник «Проекты»,
2. Справочник «Виды работ».

Это один из основных элементов модели управления проектами. Его обычно разрабатывают, опираясь на жизненный цикл проекта. И им же определяют верхний уровень структуры работ.

Вот пример визуальной пошаговой схемы жизненного цикла проекта:

Иерархическая структура работ (далее – ИСР). Ее потом можно использовать как шаблон проекта.

В структуре продумываем последовательность выполнения работ по проекту, прописываем связи между работами и задаем период выполнения работ.

Планирование сроков строительного проекта

Чтобы составить план сроков проекта, надо запланировать данный проект по видам работ. Помогут в этом ИСР и календарное планирование. Готовый план можно внести в систему «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» или загрузить из MS-Project.

Как результат, вы получите базовый план проекта по срокам в виде отчета и диаграммы Ганта. Утвердив базовый план, его можно зафиксировать в системе для дальнейшего анализа и контроля базовых плановых сроков.

Примеры планов строительства

Актуализация сроков

Актуализацию сроков проводят часто и по разным причинам. Вот основные:

• % готовности (завершения) – на основании данных о фактическом выполнении (или срыве выполнения) проектных работ;
• Изменения в рабочей документации;
• Отсутствие финансирования;
• Остановка в связи с выявленными нарушениями и т.д.

Все изменения по срокам фиксируются в Оперативном плане.

Если регулярно проводить актуализацию проекта, можно получать достоверную информацию о состоянии работ.

Пример плана проекта строительства после актуализации:

Контроль выполнения работ

Первый шаг в процессе контроля – сбор и обработке данных по фактическому состоянию работ.

Руководство обязано все время следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и, исходя из текущего состояния, оценивать параметры выполнения будущих работ. Эффективное средство сбора данных – наряды на выполнение работ, заполненные фактическими данными, или специальные отчеты, заполняемые исполнителями.

Методы контроля сроков строительства

Методы контроля фактического выполнения подразделяются на:

• Метод простого контроля. Его еще называют методом «0-100», так как он отслеживает лишь моменты завершения детальных работ (существуют только две степени завершенности работы: 0% и 100%). То есть, работа считается выполненной, только когда достигнут ее конечный результат.
• Метод детального контроля. Он предусматривает оценку промежуточных состояний выполнения работы. Например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину. Это метод более сложный, ибо требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, которые сейчас на стадии выполнения. Для этого организации, реализующие проекты, разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы, по которым оценивают степени выполнения работ.

Пример таблицы с оценками работ по строительному проекту

Вот как может выглядеть таблица с оценками работ по проекту:

Анализ и мониторинг проектов

Мониторинг – это контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.

Для мониторинга сроков проекта смотрят план-фактную отчетность. Вот пример, как она может выглядеть:

Пример план-фактной отчетности

Тематический план мониторинга

Накопление статистической информации по проектным работам помогает выявлять и анализировать причины и последствия срыва поставленных сроков. Руководитель всегда может получить актуальную информацию о статусе проекта и, при желании, детализировать ее вплоть до первичных документов.

Связь графика работ с бюджетами

Удобно, когда график выполнения работ по проекту связан с финансами. Ведь в этом случае, если придется сдвинуть сроки работ по проекту, то можно автоматически сдвинуть и графики финансирования.

Таким образом, «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» становится единой комплексной системой управления проектами и финансами всего бизнеса.