Автоматизация управления строительной компании и почему без неё всё сложнее

Путь проекта от концепции до готового здания

Первым делом необходимо «нарисовать» путь от концепции до сдачи здания в эксплуатацию. Для этого рассмотрим все этапы реализации проекта, взяв для примера строительство жилого комплекса, как одного из наиболее распространённых видов.

Такое строительство включает в себя следующие стадии:

1. Открытие проекта
2. Концепция проекта
3. Подготовка исходно-разрешительной документации
4. Исполнение проекта
   1. Проектирование
   2. Строительство
   3. Продажи и продвижение

Динамическое сметирование

Основная часть трудностей начинается ещё на ранних стадиях. Для выделения средств и в конечном итоге извлечения прибыли, нужно чёткое понимание всех необходимых ресурсов и большинство владельцев строительных компаний сталкиваются с фактической невозможностью планирования без централизованной системы. Это происходит по нескольким причинам:

• индивидуальность каждого проекта: даже при наличии типовых решений, всегда есть нюансы, связанные с географическим положением и иными факторами;
• продолжительность строительства, которое может растянуться на годы с десятками меняющихся факторов, например, стоимости материалов;
• изменениями, связанными, с маркетинговыми решениями, добавляющими в проект новые проектные решения;
• нарушениями графика работ, а, следовательно, и возникающих издержек, по причинам, которые нельзя спрогнозировать, например, из-за климатических явлений;
• несовершенство раздельных программных решений (например сметных), которые не учитывают особенности отдельного города, подрядчиков и материалов, и конкретной строительной организации.

Вследствие выше перечисленного, в отрасли расхождение плановых и фактических значений может быть свыше 100%. Это «родовая» болезнь строительства, которая ранее закрывалась высокой маржой, но в современной финансовой ситуации, когда работы ведутся зачастую не на собственные, а на банковские средства (по которым есть обязательства и сроки), предъявляются совершенно иные требования к прогнозированию расходов.

Автоматизация повышает качество планирования путём формирования план-факта сроков, ресурсов и финансирования в единой системе, документы в единой базе не теряются и возможно отследить все изменения и их финансовые последствия. Кроме того, на основе полученных данных компания получает возможность создать свой архив и вести аналитику, которую можно использовать при планировании последующих проектов и прогнозировании возможных издержек.

Уследить за гвоздями

Вторая стадия – сама реализация проекта. Особенность стройки в том, что готовое здание никогда не является результатом работы лишь одной фирмы: современные компании представляют вертикально и горизонтально интегрированные структуры, состоящие из инвестиционной компании, генподрядных и подрядных организаций и всем им необходимо согласовывать свои действия, что делать проще, когда «общение» происходит через единую систему, а не на ежемесячных планёрках, после которых забываются установки и выданные поручения. Каждый договор, поручения и сроки можно отслеживать.

В рамках управления необходим и контроль трудовых ресурсов: во время строительства требуются привлечение профильных специалистов и техники, что также нужно согласовывать с общим планом и для этого не достаточно висящего на стене бумажного графика или общения в группах мессенджеров мобильных телефонов.

Кроме того, при строительстве часто возникают издержки, связанные с контролем материалов. Речь и о нецелевом расходовании, и об элементарном нарушении правил хранения «расходников» с отсутствием назначенных материально ответственных лиц.

На бумаге ещё возможно уследить за арматурой или тоннами цемента, но многие упускают из вида мелочи вроде инструментов или дорогих, но небольших по размеру материалов, а именно на них можно потерять значительные финансовые ресурсы.

Автоматизация в данном аспекте призвана упростить согласование действий всех участников работы над проектом: производственные графики с изменениями в любой момент доступны руководителям компании или же отделов.

Также развитая автоматизированная система позволяет вести контроль над материалами до последнего гвоздя и более эффективно как фиксировать их выделение, так и понимать, когда что-то «исчезло» - в единой базе сразу видно материально ответственных за выданные ресурсы.

Бумажный след

Строительная отрасль – одна из самых регулируемых государством, что неминуемо влечёт за собой огромное количество бумаг и процедур: нужно получать разрешения, лицензии и в конце акт от Государственной приемочной комиссии о приемке в эксплуатацию. Стоит отметить, что нередка и ситуация, когда из-за «бумажных» проблем проект уже де-факто выполняется, а документация ещё только оформляется («строим с колес») – это тоже моменты, которые влияют на расходы по проекту, а значит и прибыль.

Кроме того, необходимо соблюдать нормативы по безопасности, санитарные и пожарные требования, которые могут меняться в процессе строительства. Сложности документооборота иногда вызывают даже остановку стройки и нарушение графиков, а значит – убытки. Помнить нужно и о сроках предоставления документов, опоздание по которым тоже может привести к принудительной остановке работ.

Сбор всего пакета документов, не говоря о физическом хранении по папкам, одна из важных задач. Автоматизированная система интегрируется со смежными (CRM, учетные бухгалтерские системы 1С). Также там собираются все необходимые разрешения и заявления со сроками их подачи, что может помочь значительно упростить и ускорить процесс «общения» с надзорными органами: отчеты могут предоставляться третьим лицам. Кроме того, благодаря цифровизации можно избавить себя от лишней беготни, заверяя и подавая бумаги в онлайн-режиме.

Какой должна быть система автоматизации?

Подводя итог всему вышеперечисленному, выделим основные возможности автоматизированной системы, которые должны присутствовать для эффективного управления строительной организацией:

- служит для планирования учёта и контроля сроков проекта (чаще всего используется Диаграмма Ганта) и потраченных на него ресурсов и финансов (от количества необходимой техники до сил подрядчика и самой компании);

- позволяет автоматизировать процессы и документооборот, вести электронный архив;

- помогает оперативно предоставлять отчетность не только руководителям организации, но и формировать специализированную отчётность для сторонних лиц: государственных ведомств, материнских компаний,банков и т.п.;

- интегрирована со сметными системами, системами CRM, учётными бухгалтерскими системами 1С;

Система – только инструмент

Автоматизация в строительстве не является «волшебством» и не способна сама решить все трудности – это лишь инструмент, который используют люди. Потому программные решения не спасут предпринимателей, привыкших жить в «строительном хаосе» и не желающих это менять.

Любая автоматизированная система будет отражением заложенных в неё данных. При этом вносить все показатели сразу не имеет смысла: в начале лучше отразить лишь процессы с контролем основных болевых точек. Для каждого они будут разными: контроль соблюдения техники безопасности, срывов сроков или приёмки работ КС-2. Постепенно введённые данные будут расширяться и детализироваться на основе оптимизированных процессов конкретной компании за определенный отрезок времени.

Автоматизированная система позволяет систематизировать процесс, упростить его, минимизировать издержки, а значит повысить эффективность и увеличить прибыль. Любая организация «живёт» и развивается, а значит процессы и система должны меняться вместе с ней. Именно поэтому при выборе системы нужно понимать, насколько просто будет менять её собственными силами и какой уровень знаний для этого потребуется. Правильное планирование обеспечит успешность работы системы, сократит сроки внесения изменений и позволит оценить стоимость.

Поскольку автоматизация не «таблетка» с моментальным эффектом, считать «до гвоздей» с нуля сразу лучше не заставлять систему. Заполняют её всё ещё люди, которым всегда нужно привыкать к новому подходу. Важно учитывать текущий срез уровня сотрудников и ранее составленные ими отчёты. Обычно процесс внедрения ведётся постепенно, начиная с тех этапов работы, на которых возникают наибольшие трудности, и длится довольно длительный срок, постепенно охватывая все этапы реализации проектов. Если ранее в компании не было ничего, то заставлять работников планировать проекты по срокам и ресурсам по видам работ в детализации справочников по тысячам позиций – не лучшее решение. Проще будет научиться работать с верхнего уровня (200-300 работ в классификаторе), а уже после усложнять и углублять детализацию.

Для корректной и эффективной работы системы руководителю необходимо не только участвовать в проекте внедрения автоматизированной системы и оказывать организационное воздействие на сотрудников, но и самому делать акцент на накопление собственной статистики по выполненным проектам.

Нужно на собственном примере показать, как важно создавать нормативные базы по управленческим сметам по типам проектов, которые строит данная компания, вносить данные по непрерывной обкатке автоматизированных процессов для выявления узких мест в рабочих процессах и заниматься постановкой точек контроля на них и постоянной реструктуризации процессов. Такая работа позволит исправить все неточности, задвоения и неоптимальности, сделав процесс управления строительной организацией более эффективным.

Как автоматизировать самые сложные процессы и сделать систему рабочей, четкой и понятной? У группы компании «ИНТАЛЕВ» есть готовое бизнес-решение для автоматизации системы управления бизнесом. Продукт «Инталев: Корпоративный менеджмент» гибко настраивается под специфику бизнеса и имеет широкий функционал, позволяющий связать воедино управление всеми ключевыми областями: стратегическое планирование, KPI, финансы, контроль продаж, процессы, работу с персоналом.