Как контролировать исполнение бюджета проекта в строительстве

Чем полезно это решение

Если в компании планируют строительный проект, подумайте, как вы будете следить за исполнением его бюджета и контролировать целевые показатели – себестоимость работ или стоимость квадратного метра. Это решение подскажет, какую отчетность для этого использовать, с какой периодичностью ее формировать, где брать исходные данные.

Преимущества и недостатки

Структурированные рекомендации, примерные формы отчетов – достоинство этого решения. Предлагаемый подход можно использовать не только для строительных, но и для любых других проектов.

Контролируя исполнение бюджета строительного проекта, не ограничивайтесь проверкой расходов на соответствие плановым значениям. Отслеживайте, исполняют ли план его реализации подрядчики или собственные строительные подразделения. Если деньги израсходовали в установленных лимитах, а плановые работы не выполнили, значит, бюджет не исполнили. Важно также своевременно прогнозировать, как изменятся целевые показатели проекта (например, дата сдачи объекта, стоимость квадратного метра) из-за отклонения факта от плана, корректировок последнего. Для оперативных и стратегических решений по проекту потребуется специальная отчетность.

Управлять строительным проектом проще, если разделить его на стадии — работы. Например, подго-товка территории под строительный объект, строительство фундамента и т. д. В такой детализации удобно формировать планы и контролировать их исполнение.

Автор: Сергей Иванюсь, Ведущий консультант по управлению финансами группы компаний "ИНТА-ЛЕВ"

Как контролировать оплаты по строительному проекту

Выплаты по проекту (исполнение бюджета движения денег) стоит контролировать в привязке:

• к срокам исполнения работ. Нужно, чтобы для каждой работы, как и для всего проекта, технические службы компании установили (согласовав с исполнителями) момент начала, окончания, составили график выполнения;
• к результатам (объемам) работ. Для каждой работы технические службы должны указать, что считать результатом ее выполнения (в общем и по каждому этапу). Результаты работ измеряются в натуральных величинах – килограммах, метрах, квадратных метрах, литрах и т. д. Если единицу измерения определить сложно, в качестве универсальной можно выбрать процент выполнения работ.

Контроль платежей по работам стоит организовать так: принимать заявки на оплату по каждой конкретной работе с момента ее начала или заранее (если, например, нужно закупить материалы) и до окончания. Если работа полностью выполнена — не проводить платежи по ней без обоснования и дополнительного согласования с финансовой службой или руководством компании. Когда возникает перерасход – финансировать его за счет предусмотренного в бюджете резерва или корректировать бюджет.

Списывать средства по выполненной работе в счет оплаты будущих работ нежелательно, так как к их началу денег может просто не хватить.

Контроль сроков исполнения работ. Прежде чем перечислять деньги подрядчикам или оплачивать материалы в соответствии с бюджетом движения денежных средств проекта, убедитесь, что фактические сроки исполнения работ соответствуют плановым. Для этого можно использовать отчет с диаграммой Ганта. Его пример на рисунке.

В отчете данные представлены в детализации по видам работ: план, а строкой ниже — факт. Вид работы обозначен кодом (одинаковым для плана и факта) согласно справочнику работ компании. Слева в табличной части указаны дата начала, продолжительность работы, дата ее окончания. Справа – графическая иллюстрация. Так наглядно видно, соблюдают ли исполнители плановый график.

Если по данным отчета какую-либо работу не начали выполнять своевременно, нужно выяснить причины, дальнейшие перспективы (когда начнут работу, как отставание от графика отразится на сроках выполнения связанных работ). Возможно, стоит перенести закупку материалов или оплату подрядчику. Если по договору с ним дату платежа перенести нельзя, просрочки в исполнении работ – повод для претензии к исполнителю.

Этот отчет предназначен для оперативного контроля. Формировать его стоит, например, еженедельно или в плановые даты окончания работ. Периодичность зависит от вида работ, а также от того, насколько подробно их раскрыли в плане.

Источники информации:

• план реализации;
• данные управленческого учета о фактических сроках начала и окончания всех работ проекта. Эти сведения формируют технические службы.

Контроль результатов работ. Контроль результатов (объемов) работ подразумевает сравнение

запланированных объемов в единицу времени с фактическими. Например, работа «Разработка грунта» по плану длится 10 рабочих дней. Объем – 100 куб. м. Ее выполнение запланировали равными частями – по 10 куб. м в день. Установить, выполняется ли этот план, поможет отчет, представленный в таблице 1.

Отчет о результатах строительных работ предназначен для контроля посуточных (или еженедельных) объемов выполнения каждой работы и причин отклонений. Он позволит выяснить, почему работы по проекту выполняются дольше, чем запланировано, если есть отклонения по срокам.

Таблица 1. Форма отчета о результатах строительных работ (фрагмент)

Периодичность формирования отчета – ежедневно (или еженедельно).

Источники информации:

• план результатов (объемов) в детализации по дням (неделям), составленный технической службой и согласованный с исполнителями;
• данные управленческого учета о фактических результатах (объемах) выполненных работ.

Их представляют технические службы.

Если в какой-либо день (неделю) выполнили меньше работ, чем запланировано, выясните, возможно ли в дальнейшем увеличить среднесуточный объем выполнения этой работы (до ее окончания). Важно определить, удастся ли завершить ее в установленные сроки. Если да — проанализируйте, повлияют ли эти изменения на бюджет работы (сроки и суммы оплат). При необходимости скорректируйте его.

Если нет — запросите у исполнителей (технических служб компании) актуализированный график производства и скорректируйте бюджет зависимых работ.

Возможные причины невыполнения строительных работ:

• не вышли на работу субподрядчики;
• не поставлен материал (оборудование);
• поставлен с опозданием материал;
• не предоставлен заявленный комплект машин и механизмов;
• нет электричества и (или) воды;
• отсутствует проектно-сметная документация в необходимом объеме;
• неблагоприятные погодные условия;
• нет возможности проехать по подъездным дорогам;
• не хватает исполнителей (собственными силами).

Как контролировать расходы строительного проекта

Контролировать исполнение плана расходов строительного проекта можно с помощью план-факт отчета.

Формировать его стоит ежемесячно. Пример представлен в таблице 2. Детализация и группировка данных — такие же, как в бюджете строительного проекта. Например, расходы по каждому виду работ можно разделить на следующие группы:

• материалы;
• подрядные работы;
• эксплуатация машин и механизмов;
• зарплата.

Источники информации для подготовки отчета:

• бюджет проекта;
• акты о приемке выполненных работ (по форме КС-2), справки о стоимости выполненных работ и затрат (по форме КС-3), а также прочие документы, которые в компании служат основанием для списания расходов на проект.

Таблица 2. Форма отчета об исполнении плана капитальных затрат (фрагмент)

Если на какую-либо работу за месяц потратили больше, чем запланировано на этот период, выясните (обсудите с директором по строительству), возможно ли сохранить общий размер бюджета без ущерба для сроков, объема и качества. Если да, скорректируйте бюджет работы на оставшийся период, сократив первоначальный план расходов.

Если нет — нужно проанализировать, вырастут ли расходы по ней и в следующие периоды (например, если увеличились цены на материалы, которые предстоит закупать и дальше), сдвинутся ли сроки исполнения работы. При необходимости скорректируйте бюджет проекта.

Как прогнозировать изменение целевых показателей строительного проекта

Перенося сроки работы, корректируя ее бюджет или меняя график выполнения, стоит понимать, как это отразится на показателях всего строительного проекта. Как, например, изменится стоимость квадратного метра площади или насколько сместится дата его сдачи государственной приемочной комиссии.

Нужно разработать управленческий отчет, позволяющий на основе текущих фактических показателей и корректировок прогнозировать, как изменятся результаты проекта. Он нужен как инструмент оценки влияния оперативных решений.

Чтобы разработать его, стоит определить, какой показатель проекта для компании самый важный. Выяснить, от каких параметров он зависит, установить формулами взаимосвязи — как для плана, так и для факта. Прежде чем принять решение об изменении сроков работ, бюджета, посмотрите, как изменится целевой показатель по сравнению с планом. Если на текущий момент не удается избежать неблагоприятных отклонений, требуется так скорректировать дальнейший ход работ, чтобы в итоге достичь запланированного значения целевого показателя.

Пример отчета – в таблице 3. Проект – строительство центра «Эрмитаж» площадью 1000 кв. м. Целевой показатель — стоимость квадратного метра. План представлен в детализации по работам. Чтобы определить, какая стоимость каждой работы приходится на квадратный метр, общую стоимость работы делят на площадь помещения (см. гр. 5 таблицы 3). Плановая стоимость квадратного метра – 35 000 руб.

Фактические результаты работ на дату формирования отчета измеряют в процентах выполнения. В графе 6 представлены данные о том, сколько средств на это потратили.

Исходя из первоначального плана и результатов, достигнутых на дату отчета, прогнозируют, как изменится общая стоимость проекта (см. гр. 10 таблицы 3), а также стоимость квадратного метра (см. гр. 11 таблицы 3). В примере на дату отчета выполнили лишь 10 процентов работы «Разбивка (вынос) осей», потратив 1 000 000 руб. По первоначальному плану на такой объем работы должны были потратить 500 000 руб. (5 000 000 руб. × 10%). Перерасход по ней привел к повышению стоимости квадратного метра на 500 руб. (500 000 руб. : 1000 кв. м), что отражено в графе 12 таблицы 3.

Таблица 3. Пример формы отчета для прогноза изменения стоимости квадратного метра построенного объекта (фрагмент)