Кейс по автоматизации управленческого учета в автомобильном бизнесе

24 Августа 2021

О компании-Заказчике

Группа Компаний являлась одним из лидеров автомобильного бизнеса России, официальный дилер по продаже и сервисному обслуживанию марки HYUNDAI.

В состав группы компаний входили: дистрибьютор по коммерческой технике на территории РФ, а также разветвлённая структура дилерских центров по продаже и сервисному обслуживанию легковых и коммерческих автомобилей. Общая численность сотрудников группы компаний составляет более 500 человек.

Какие вопросы хотели решить с помощью «ИНТАЛЕВ»

В компании для оперативного учета (продажа автомобилей, автозапчастей и учет услуг автосервиса) использовалась собственная разработка на базе конфигурации «АльфаАвто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти». Конфигурация была реализована на платформе «1С: Предприятие 8».

Силами внутренней команды программистов «1С» программный продукт был изменен и доработан под нужды и специфику компании с добавлением нового функционала. Далее руководство компании приняло решение о поиске комплексного программного продукта для целей управления предприятием не только в части финансов, но и в области автоматизации финансовых и нефинансовых процессов.

Так как конкуренция в автобизнесе постоянно росла, реализовать проект по разработке системы управления нужно было быстро. У руководства уже был собственный опыт разработки программного продукта и понимание сроков и сложности. Поэтому приняли решение внедрять систему с помощью внешних консультантов, которые также разработают и внедрят  программный продукт.

Почему выбрали нашу систему?

Руководители Заказчика провели исследование рынка и несколько встреч с разными подрядчиками. На компании «ИНТАЛЕВ» они остановили свой выбор по нескольким причинам:

  • успешный опыт сотрудничества в рамках проектов по автоматизации системы управления и разработки методологии и автоматизации системы KPI;
  • компания внедряет систему на программном продукте собственной разработки — «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»;
  • компания фиксирует четкие и конечные сроки и стоимость проекта, используя собственную технологию управления проектами — РОСТ-технология;
  • программный продукт настраивается на уровне пользователя, а не программиста. В дальнейшем это позволяет изменять\проводить апгрейд системы, не прибегая к коду, силами сотрудников финансового отдела, что снижает стоимость поддержки системы в целом;
  • есть опыт реализации проекта в автобизнесе;
  • помимо разработки инструментов автоматизации, система сопровождается пулом методологических регламентов, используемых пользователями в повседневной работе;
  • сложилась положительная практика разработки методики и внедрения бюджетного планирования, управленческого учета и отчетности.

Этапы и результаты проекта

После положительного решения руководства Заказчика о реализации проекта с компанией «ИНТАЛЕВ» определили приоритетные области проработки задач, исходя из текущей ситуации на предприятии.

Среди разрабатываемых функциональных областей:

  • бюджетное планирование;
  • управленческий учет и отчетность;
  • контроллинг;
  • учет рабочего времени;
  • показатели эффективности.

Большое внимание уделили функциональной области «Управленческий учет и отчетность». Это было важно по следующим причинам:

  • не было единой автоматизированной системы управленческого учета и отчетности;
  • не было единой методики управленческого учета;
  • не было единого информационного пространства в группе;
  • нужно было быстро и просто получать оперативную и достоверную финансовую и управленческую информацию о хозяйственной деятельности компании;
  • был необходим программный продукт, способный конструировать удобные формы управленческого учета и планирования, план-фактного анализа по заданным аналитикам.

В рамках функциональной области «Управленческий учет и отчетность» были проведены этапы по методологии и автоматизации системы:

  1. регламентация системы управленческого учета;
  2. правила настройки факта;
  3. настройка факта;
  4. настройка проформ управленческого учета и отчетности;
  5. регламентация автоматизированного учета;
  6. управленческий учет — деловая игра;
  7. запуск функциональной области.

Разработка методологии включала создание регламентов управленческого учета, которые с одной стороны являются корпоративными нормативными документами для использования всеми сотрудниками группы компаний, а с другой стороны, являются окончательным техническим заданием для автоматизации системы управления, без создания каких-либо отдельных технических документов.

В рамках методологии были разработаны следующие положения:

  • Регламент управленческого учета, отражающий требования верхнего уровня к постановке управленческого учета (БДДС, БДР, Баланс), требования к классификаторам статей БДДС и БДР, отличия в единых учетных политиках управленческого и бухгалтерского учетов, требования к показателям.
  • Правила настройки факта, отражающие рекомендации к оперативному контуру для целей управленческого учета, мэппинг по бухгалтерским/оперативным операциям, которые передаются в управленческий контур учета и отчетности, и требования к доработке единой системы управленческого учета (оперативный контур + управленческий). В результате Заказчик разработал единую учетную политику бухгалтерского учета, которую внедрил во всех компаниях группы.
  • Положение об автоматизированном учете, отражающее пользовательские роли для настройки безопасности по функциональной области, принципы настройки системы безопасности для целей ведения фактического учета в разрезе ролей.

По данным положениям была настроена модель управленческого учета в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», а именно: управленческий план счетов, классификаторы, показатели, дополнительные свойства к справочникам, трансляции, документы для ввода фактической информации и корректировки данных, отчеты. Таким образом, были настроены все инструменты необходимые для ведения управленческого учета компаний.

Сложности при реализации проекта автоматизации управленческого учета

Проектные команды столкнулись с некоторыми сложностями и особенностями реализации проекта.

Во-первых, различные компании группы использовали различные методики бюджетного управления, разные оперативные базы, а, следовательно, и справочники. Перед Заказчиком встала серьезная задача по выработке единой бухгалтерской учетной политике (ЕБУП), созданию единой оперативной базы с использованием единого плана счетов и аналитик.

Команда Заказчика решила провести аудит и актуализировать справочники. Это помогло создать единые стандарты нормативно-справочной информации, на основании которых уже строили модель управленческого учета. Для этого предварительно силами программистов Заказчика настроили выгрузку фактических данных оперативного контура в единую базу с единым планом счетов бухгалтерского учета.

За основу взяли программу «1С: Бухгалтерия». А затем нашими силами настроили трансляцию фактических данных из единой бухгалтерской базы с бухгалтерского плана счетов в программу «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» на управленческий план счетов.

Второй особенностью проекта было создание сложных корректировок данных. Из-за индивидуальных особенностей подразделений группы сформировалось около 10 различных типов корректировок.

Для управленческих корректировок в управленческом контуре «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были созданы проформы корректировки факта. Для этого мы проанализировали все управленческие процессы, систематизировали и определили правила корректировок выплат, начислений, займов, корректировки задолженности, корректировки ВГО и прочие. Также создали инструменты для распределения административных затрат по ЦФО.

Среди основных рисков проекта можно выделить следующее:

  • Совмещение проектной командой компании-Заказчика оперативной и проектной работы, что иногда наносило ущерб тому или иному виду деятельности. Поэтапное согласование и приемка результатов позволили оптимизировать время проектных команд.
  • Отсутствие единой нормативно-справочной информации для всех бухгалтерских баз предприятия.

Результаты автоматизации управленческого учета на предприятии

Основными результатами стали:

  • разработка методологии управленческого учета, отражающей единые принципы получения достоверной, своевременной информации управленческого учета;
  • автоматизация системы управленческого учета и отчетности;
  • настроена трансляция фактических данных из оперативного контура в управленческий контур;
  • настроены проформы для корректировки факта;
  • настроены проформы ввода данных через отчеты.

Автоматизированная система управления финансами позволила:

  • эффективно организовать процесс сбора и корректировки фактических данных;
  • принимать управленческие решения на основе актуальных финансовых показателей в любой момент времени;
  • в срок подготавливать фактическую отчетность, и самое главное, снизить трудозатраты на подготовку сводной управленческой отчетности, высвободив временные ресурсы на более важные задачи.

Результаты проекта позволяют Заказчику более эффективно использовать внутренние ресурсы компании — время своих сотрудников, за счет уменьшения временных и трудовых затрат на сбор данных и формирование отчетности.

Комментарий участника проекта

«Закончился еще один совместный с компанией "ИНТАЛЕВ"  этап "Управленческий учет и отчетность", который произвел "эффект бабочки".

Первоначально задача по настройке факта состояла из получения инструмента фактического учета как для трансляции факта из оперативного контура, так и для ведения управленческого учет в программе "ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент". В ходе ее выполнения стало понятно, что необходимо переосмысление всех аналитик оперативного контура. Были разработаны единые для компаний группы бухгалтерские справочники (статьи движения денежных средств, прочие доходы и расходы, номенклатурные группы и т.д.), структурированы справочники контрагенты, номенклатура, основные средства и прочие.

В момент проведения нашими программистами работ по выгрузке данных из оперативного контура в единую базу мы приняли решение о создании эталонной базы оперативного контура группы, которая будет использоваться в дальнейшем всеми компаниями.

Таким образом, требования к одной компании распространились на всю группу, работы по одному вопросу трансляции факта, затронули все стороны управленческого учета, заставили нас взглянуть системно на  наш процесс ведения управленческого учета  и формирования управленческой отчетности. В течение двух месяцев мы самостоятельно провели работы над классификацией управленческих операций и административно-организационными вопросами, чтобы учет стал действительно полезным, а отчетность оперативной. В данный момент мы можем с уверенностью сказать, что учтены все наши пожелания по выстраиванию системы управленческого учета и реализованы в доступных, понятных для нас формах.

Выражаем большую благодарность консультантам компании "ИНТАЛЕВ" за сотрудничество и помощь в реализации наших планов».

Мы сделали продукт, который поможет вам управлять финансами
Система управления финансами
Наше ПО управления занимает лидирующую позицию среди отечественных продуктов Business Performance Management.