Кейс по постановке и автоматизации системы управления финансами в строительстве

24 Августа 2021

О компании Заказчика

Девелоперская группа компаний - один из лидеров в области загородной недвижимости и участков Московской области. Располагая земельными активами более 3000 га, группа компаний активно развивает направления жилого, промышленного и коммерческого строительства в Подмосковье, Омске и Сургуте, постоянно расширяя масштабы деятельности.

Причины обращения и выбора «ИНТАЛЕВ»

Масштабы компании выросли и управлять компанией стало сложнее:

  • снизилась эффективность работы финансово-экономического блока,
  • увеличились сроки, необходимые на принятие управленческих решений,
  • снизилась точность данных, которые поступали из отчетов.

Основная причина - сложный процесс сбора отчетности, так как информации поступало очень много и из разных источников.

Руководители компании решили найти комплексный программный продукт, который поможет управлять не только финансами предприятия, но и поможет автоматизировать нефинансовые процессы.

Так как сфера девелоперских услуг очень конкурентна, действовать нужно было быстро.

Главные причины выбора компании «ИНТАЛЕВ»:

  • Система управления внедряется с использованием программного продукта собственной разработки – «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»;
  • Фиксированные сроки и стоимость проекта, с использованием собственной технологии управления проектами – РОСТ-технологии;
  • Программный продукт настраивается на уровне пользователя, а не программиста. В дальнейшем это позволяет изменять\проводить апгрейд системы, не прибегая к коду, силами сотрудников финансового отдела, что снижает стоимость поддержки системы в целом;
  • Богатый опыт реализации проектов в девелопменте;
  • Автоматизированная система сопровождается пулом методологических регламентов, используемых пользователями в повседневной работе.

Ситуация «как есть»

Для решения задач проекта были определены две функциональные области:

  • Платежный календарь;
  • Канцелярия и поручения. Электронный архив.

Перед началом основных работ Эксперты ГК «ИНТАЛЕВ» провели предварительное обследование текущей ситуации и выявили следующие проблемные зоны:

  • нет единого утвержденного регламента платежей, описывающего процедуру подачи заявки на оплату денежных средств.
  • заявки согласовываются в бумажном виде.
  • для расчета лимитов на оплату их остаток на конкретную дату используется MS Excel, что увеличивает трудозатраты и риски ошибок сбора плановых и фактических данных.
  • нет системы отслеживания платежей организации по общим признакам в реальном времени.
  • сбор факта происходит вручную в Excel.
  • нет системы контроля поступлений и выплат порождает кассовые разрывы или неэффективное использование денежных средств компании.
  • нет регламента постановки и контроля исполнения поручений в компании.
  • нет единого электронного хранилища документов
  • очень сложно искать и отбирать документы.
  • невозможно фильтровать поручения компании по общим признакам для локального контроля выполнения поручений.

Этапы и результаты проекта

Проект начался с функциональной области «Канцелярия и поручения. Электронный архив».

В рамках данной функциональной области

  • разработаны регламентные документы, которые определяют порядок работы с электронным архивом компании и процессом постановки поручений и контроля их выполнения.
  • В АСУ (АСУ – автоматизированная система управления) настроен электронный архив с полным перечнем аналитик для удобного поиска и размещения документов. Архив поддерживает версионность каждого документа, а также фиксирует автора документа и дату/время его размещения.
  • Также в АСУ был автоматизирован и запущен в эксплуатацию бизнес-процесс «Индивидуальные поручения» позволяющий осуществлять тотальный контроль за деятельностью всех сотрудников компании.

Одновременно с функциональной областью «Канцелярия и поручения. Электронный архив» стартовала функциональная область «Платежный календарь».

В рамках данной функциональной области

  • разработаны регламентные документы, определяющие финансовую и бюджетную структуру организации, систему платежей и порядок отражения фактических данных для полноценного управленческого учета.
  • В АСУ настроен управленческий план счетов с необходимыми аналитическими разрезами, определен полный перечень статей БДДС и БДР, настроен механизм лимитирования и процессы платежей компании.
  • Также настроены необходимые отчетные формы для контроля ликвидности компании.

По завершении были получены следующие результаты по автоматизации управления компанией:

  • разработана методология платежного календаря, постановки и контроля поручений и электронного архива.
  • автоматизирован контроль всех оплат организации на соответствие утвержденным лимитам.
  • автоматизированы процессы контроля исполнения поручений, кассового планирования, утверждения кассовых лимитов, согласования заявок на оплату ДС и утверждение реестра платежей.

Автоматизированная система управления финансами позволяет:

  • эффективно организовать процесс кассового планирования компании.
  • повысить оперативную ликвидность компании.
  • более эффективно управлять денежными средствами организации.
  • контролировать деятельность каждого сотрудника компании.
  • в срок подготавливать отчеты (план-факт), и самое главное, снизить трудозатраты на подготовку отчетов, высвободив временные ресурсы персонала на более важные задачи.
  • быстро находить любой документ в электронном архиве.

Результаты проекта позволили руководству компании оптимизировать работу персонала, сократить временные издержки, а самое главное – выстроить четкую и слаженную систему управления платежами компании! Все это непременно сказывается на эффективности организации и делает ее более конкурентоспособным игроком рынка девелопмента.

Комментарий Заказчика

«Проект выполнялся по технологии «ИНТАЛЕВ», что способствовало его успешному завершению в кратчайшие сроки. Полученный результат в целом соответствует нашим ожиданиям, сформулированным еще до начала проекта. Систематическое согласование промежуточных результатов проекта позволило создать действительно рабочую модель, соответствующую требованиям нашего бизнеса. Значительно упростился механизм согласования заявок, лимиты рассчитываются и проверяются системой автоматически. На первый план выходит задача принятия решения по оптимальному расходованию денежных средств. В настоящее время мы продолжаем работы по функциональной области «Управление проектами» и надеемся на дальнейшее успешное сотрудничество с компанией ИНТАЛЕВ»

Мы сделали продукт, который поможет вам управлять финансами
Система управления финансами
Наше ПО управления занимает лидирующую позицию среди отечественных продуктов Business Performance Management.